Projekt-Roadmap erstellen – Schritt für Schritt-Anleitung + Best Practice!

Jedes erfolgreiche Projekt startet mit einer klaren Vorstellung davon, wohin die Reise gehen soll. Genau hier kommt die Roadmap ins Spiel. Sie ist mehr als eine ansprechende Grafik – sie ist Dein strategischer Begleiter und hilft, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Dein Team mit klaren Meilensteinen auf Kurs zu halten.

Im Projektmanagement zählt ein gut durchdachtes Roadmapping zu den effektivsten Werkzeugen, um Projekte jeder Art erfolgreich umzusetzen – es unterscheidet sich grundlegend von einem Projektplan. Während der Projektplan tief ins Detail geht, liefert das Roadmapping Dir die übergeordnete Perspektive.

In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du wissen musst, um eine Roadmap professionell zu erstellen. Du erfährst, was zu einer Roadmap gehört, welche Vorteile sie bietet und wie Du sie Schritt für Schritt erstellst – jede Menge Praxistipps und Beispiele inklusive. Los geht‘s!

Erfahre hier, wie Blue Ant dein Projektmanagement unterstützt!

Inhaltsverzeichnis

Roadmap im Projekt: Die 5 Bausteine
Roadmap kommunizieren und Projektbeteiligte einbinden
Roadmap im Projekt – lohnt sich das? Die Vorteile:
Roadmap fürs Projekt erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Profitipps für Deine Projekt-Roadmap
Die Projekt-Roadmap ist Dein strategischer Kompass

Roadmap im Projekt: Die 5 Bausteine

Im Projektmanagement umfasst eine Roadmap fünf Elemente. Diese 5 Begriffe bilden die Grundlage, um alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen und Deinem Team einen klaren Überblick zu verschaffen.

Baustein Deiner Roadmap	Darum geht‘s	Nutzen
Ziele	Langfristige und kurzfristige Projektziele	schafft Klarheit und definiert eine klare Richtung für das Projekt
Meilensteine	Wichtige Etappen, die den Fortschritt und Ergebnisse sichtbar machen	Wichtige Etappen, die den Fortschritt und Ergebnisse sichtbar machen
Zeitplan	Grober Zeitrahmen für Phasen und Schritte des Projekts	liefert Orientierung, hilft bei der Einhaltung von Deadlines und schafft Verlässlichkeit
Ressourcen	Übersicht über Kapazitäten wie Budget, Mitarbeiter, Tools und dergleichen	stellt sicher, dass Kapazitäten realistisch eingeplant und Engpässe vermieden werden
Projektplan-Verknüpfung	Verbindung zwischen strategischer Roadmap und Detailplan	erleichtert den Übergang von der Strategie zur operativen Umsetzung

Gut zu wissen

Wichtig: Roadmap + langfristige Strategie verbinden

Eine Roadmap ist ein Element übergeordneter Strategiepläne, das die langfristigen Ziele Deines Unternehmens unterstützt – zum Beispiel so:

Ausrichten auf Unternehmensziele:
Analysiere die strategischen Ziele des Unternehmens und leite konkrete, messbare Projektziele ab, die darauf einzahlen. Beispiel: Wenn das Unternehmensziel die Expansion in neue Märkte ist, könnte ein Projektziel die Markteinführung eines Produkts in einem definierten Zeitrahmen sein. Verknüpfe diese Ziele mit den Meilensteinen in der Roadmap, die den Fortschritt auch bezogen auf die Strategie sichtbar machen.
Prioritäten setzen:
Nutze die Roadmap, um Projekte zu priorisieren, die den größten Einfluss auf die strategischen Ziele haben. Dies hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen und den Fokus auf die wichtigsten Projekte zu legen.
Kommunikation Eurer Vision:
Eine Roadmap ist auch ein Kommunikationsinstrument. Sie zeigt Projektbeteiligten auf allen Ebenen, wie aktuelle Projekte in die langfristige Unternehmensstrategie eingebettet sind und wie sie zum großen Ganzen beitragen.

Mehr über diesen oft unterschätzten Aspekt findest Du im nächsten Kapitel:

Roadmap kommunizieren und Projektbeteiligte einbinden

Eine Roadmap ist nur dann wirklich erfolgreich, wenn sie von allen Beteiligten verstanden und unterstützt wird. Daher ist es entscheidend, dass Du Management, Kunden und Teammitglieder frühzeitig einbindest, um ihre Erwartungen in die Planung einzubeziehen.

So sorgst Du für Akzeptanz und kannst etwaige Konflikte oder Missverständnisse vermeiden:

Kick-off-Workshop:
Zu Beginn des Roadmappings kannst Du Projektbeteiligte – die sogenannten Stakeholder – zu einem Kick off-Workshop einladen, um deren Anforderungen und Erwartungen zu sammeln. Definiere mit diesen Projektbeteiligten die wichtigsten Meilensteine und Ziele. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis davon, welches Ergebnis erreicht werden soll. Hier können auch mögliche Risiken oder Bedenken angesprochen werden.
Regelmäßige Feedback-Schleifen:
Plane regelmäßige Feedback-Runden ein, z. B. nach Abschluss von Konzept- oder Entwurfsphasen. So kannst Du sicherstellen, dass die Roadmap auf dem richtigen Weg bleibt und neue Erkenntnisse berücksichtigt.
Transparenz und Verständnis fördern:
Kommuniziere regelmäßig den Fortschritt und etwaige Änderungen an der Roadmap. Nutze visuelle und leicht verständliche Darstellungen, um die Roadmap verständlich zu vermitteln. Dies erleichtert es Projektbeteiligten, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsvorschläge einzubringen.
Kompromissbereit sein:
Sei darauf gefasst, dass Prioritäten sich ändern. Sei bereit, Deine Roadmap anzupassen, um die Bedürfnisse verschiedener Stakeholder auszugleichen.

Indem Du Dich an den strategischen Unternehmenszielen ausrichtest und sämtliche Beteiligte aktiv einbindest, stärkst Du nicht nur die Qualität Deiner Roadmap, sondern auch Engagement und Zusammenarbeit. So wird Dein Roadmapping zu einem Werkzeug, das von allen getragen wird. Im folgenden Kapitel erfährst Du, welche Vorteile Dir eine professionelle Roadmap darüber hinaus bietet.

Roadmap im Projekt – lohnt sich das? Die Vorteile:

Eine gut durchdachte Roadmap ist sowohl Orientierungshilfe als auch Grundlage erfolgreichen Projektmanagements, weil sie Struktur bietet und Klarheit schafft. Besonders hilfreich ist sie bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten, mehreren Teams oder engen Deadlines. Die Zeit fürs Erstellen ist gut investiert, weil die Vorteile auf der Hand liegen. Die wichtigsten im Überblick:

Klarheit und Fokus:
Eine Roadmap ermöglicht Euch den schnellen Überblick über die wichtigsten Begriffe, Meilensteine, Ziele und Prioritäten. Sie stellt sicher, dass alle, die am Projekt beteiligt sind, die gleiche Vorstellung teilen.
Strategische Perspektive:
Deine Roadmap verhindert, dass sich Dein Projekt in Details verliert. Sie liefert den übergeordneten Rahmen, ohne operative Einzelheiten vorwegzunehmen.
Optimierter Ressourceneinsatz:
Durch die professionelle Planung wirst Du Engpässe frühzeitig erkennen und vermeiden. Zeit, Budget und Teammitglieder kannst Du besser planen und steuern.
Bessere Teamkoordination:
Roadmaps schaffen Transparenz – unabhängig davon, ob Du Dein Projekt agil oder klassisch managst. Alle Beteiligten wissen, was wann und weshalb passiert und was die Begriffe bedeuten.
Flexibilität und Anpassung:
Gerade in agilen Projekten hilft die Roadmap, Anpassungen schnell und strukturiert umzusetzen, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.

Jetzt bist Du mit den Grundlagen und Vorteilen vertraut – Zeit für die Anleitung! Im nächsten Kapitel erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt Deine Roadmap erstellst und worauf Du dabei achten musst:

Roadmap fürs Projekt erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Präzise, nachvollziehbar, praktisch umsetzbar – mit dieser Anleitung besitzt Du die ideale Blaupause für Deine Roadmap. Damit es so anschaulich wie möglich ist, erläutern wir es zusätzlich am konkreten Beispiel: Entwicklung eines Softwareprodukts.

Schritt 1: Ziele definieren

Bevor Du Deine Roadmap erstellst, musst Du klare Ziele festlegen. Überlege Dir: Welches Ergebnis soll mit dem Projekt konkret und messbar erreicht werden?
Beispiel: In unserem Softwareprojekt könnte ein Ziel sein, eine App für die interne Kommunikation zu entwickeln, die in drei Monaten einsatzbereit ist.

Schritt 2: Meilensteine identifizieren

Meilensteine sind wichtige Wegmarken, die den Fortschritt Deines Projekts sichtbar machen. Sie bieten Orientierung und helfen, größere Aufgaben in überschaubare Etappen zu unterteilen.

Beispiel: In unserem Softwareprojekt könnten Meilensteine sein:

Abschluss der Konzeptphase (Woche 2)
Fertigstellung des Prototyps für das Produkt (Woche 6)
Beginn der Testphase (Woche 9)

Schritt 3: Aufgaben & Zeitplan strukturieren

Teile Dein Gesamtprojekt in konkrete, klar abgegrenzte Teilaufgaben. Verknüpfe diese Aufgaben mit Meilensteinen und berücksichtige Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Weise jedem Team seine Verantwortlichkeiten zu und plane realistische Zeitfenster – auch Pufferzeiten ein, um Verzögerungen proaktiv zu vermeiden.

Beispiel:

Aufgabe	Zeitplan	Verantwortlich	Abhängigkeiten
Projektkonzept erstellen	Woche 1–2	Produktmanagement	Kickoff-Meeting abgeschlossen
Design-Entwürfe erstellen	Woche 2–4	UX/UI-Team	Parallel zu Konzeptfreigabe; Anpassungen möglich
Prototyp entwickeln	Woche 4–7	Entwickler-Team	Grundlegende Designstruktur freigegeben
Testpläne erstellen	Woche 5–6	QA-Team	Parallel zur Prototyp-Entwicklung
Prototyp des Produkts testen	Woche 7–8	QA-Team	Entwicklungsabschluss
Feedback umsetzen	Woche 8–9	Entwickler-Team, UX/UI-Team	Testergebnisse verfügbar

Schritt 4: Ressourcen zuweisen

Ressourcen wie Budgets, Teammitglieder und Material müssen sorgfältig geplant werden, um Überlastungen zu vermeiden. Überlege, welche Kapazitäten wann wirklich benötigt werden. Passe die Planung entsprechend an.

Dabei ist es wichtig, nicht nur den Bedarf Deines Projekts zu betrachten, sondern auch die Gesamtbelastung der Ressourcen innerhalb Deines Unternehmens.

Koordiniere Dich eng mit Abteilungsleitern und Projektleitern, die möglicherweise auf dieselben Ressourcen zugreifen. Kläre frühzeitig Prioritäten und Verfügbarkeiten, um Konflikte zu vermeiden. Plane Pufferzeiten ein, falls Ressourcen kurzfristig für andere Aufgaben und Produkte benötigt werden. Nutze Tools wie Ressourcenmanagement-Software, um eine klare Übersicht über Auslastungen und Engpässe zu erhalten.

Tipp:

Wir haben 17 Projektmanagement-Tools für Einzel- und Multiprojektmanagement getestet. Unsere Ergebnisse und Urteil liest du hier

Beispiel: Für die Erstellung des Software-Prototyps werden Entwickler mit spezifischen Kenntnissen in Frontend- und Backend-Programmierung benötigt. Der IT-Abteilungsleiter prüft die Verfügbarkeit dieser Fachkräfte, da sie möglicherweise parallel an anderen Projekten arbeiten. Engpässen sind absehbar, weshalb externe Entwickler in die Planung einbezogen werden, um Verzögerungen des Produkts und Überlastungen zu vermeiden.

Schritt 5: Roadmap visualisieren

Jetzt ist es Zeit, Deine Planung in eine anschauliche Darstellung der Roadmap zu übertragen – zum Beispiel in Form eines einfachen Gantt-Diagramms. Wichtig ist, dass Deine Visualisierung gut erfasst und verstanden werden kann. Dafür eignen sich verschiedene Tools:

Visualisierung für kleine bis mittlere Projekte:
Einfache Diagramme – z. B. in PowerPoint oder Excel erstellt – eignen sich gut, um Meilensteine, Zeitachsen und grobe Ressourcenpläne darzustellen. Diese Tools sind etabliert und erfordern in der Regel keine Schulung.
Visualisierung für komplexere Projekte:
Spezialisierte Projektmanagement-Software wie Blue Ant ermöglicht interaktive Roadmaps mit Echtzeit-Updates. Diese Tools helfen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Änderungen im Projektverlauf automatisch in einer Darstellung zu visualisieren.

Tipps, um Deine Roadmap anschließend erfolgreich zu vermitteln:

Teile die Roadmap zu Beginn des Projekts in einem Kickoff-Meeting und erläutere dabei die zentralen Begriffe wie Ziele, Meilensteine, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten.
Digitale Plattformen helfen, die Roadmap zentral verfügbar zu machen. Damit stellst Du sicher, dass alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können und immer mit der aktuellen Version arbeiten. Die zentrale Verfügbarkeit minimiert Missverständnisse und erleichtert die Zusammenarbeit.
Halte regelmäßige Meetings wie z.B. Jour Fixe mit Deinem Team und allen weiteren Projektbeteiligten ab, um die Roadmap auf dem neuesten Stand zu halten. Besprich dabei mit Blick auf die gewünschten Ergebnisse die Fortschritte, anstehende Aufgaben und notwendige Anpassungen – ein wichtiges Thema, über das Du im nächsten und letzten Schritt mehr erfährst.

Schritt 6: Roadmap während der Projektlaufzeit anpassen

Eine Roadmap ist kein starres Dokument: Anforderungen ändern sich, Ressourcen fallen aus – Anpassungen sind natürlicher Teil eines jeden Projektverlaufs. Mit diesen Tipps hast Du auch das im Griff:

Regelmäßige Überprüfungen einplanen:
Führe in festen Intervallen Review-Meetings durch, um den Fortschritt zu bewerten und neue Erkenntnisse zu integrieren. Agile Projekte profitieren von Iterationszyklen, während klassische Projekte phasenbezogene Überprüfungen bevorzugen.
Änderungen dokumentieren:
Nutze ein Change-Log, um Anpassungen an der Roadmap transparent festzuhalten. So bleiben alle Beteiligten informiert und es entsteht ein nachvollziehbarer Überblick über Änderungen.
Flexibilität sicherstellen:
Plane genügend Spielraum für unerwartete Ereignisse ein, z. B. durch Pufferzeiten oder alternative Ressourcenzuweisungen.
Kommunikation priorisieren:
Informiere alle Beteiligten über Änderungen und erläutere, wie diese den Gesamtplan beeinflussen. Dies stärkt das Vertrauen und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Mit diesen 6 Schritten wirst Du eine Roadmap erstellen, die nicht nur realistisch, sondern auch anpassungsfähig ist. So bleibt Dein Projekt auf Kurs – von der ersten Planung bis zum erfolgreichen Abschluss. Und falls Du etwas tiefer in das Thema „unvorhergesehen Ereignisse“ und „proaktives Gegensteuern“ einsteigen möchtest, findest Du Tipps und Infos in folgender Box. Ansonsten geht’s mit wertvollen Profitipps direkt weiter in Kapitel 5:

Stichwort „Risikomanagement“

Risikomanagement ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Deiner Roadmap. Unvorhergesehene Ereignisse können den Projektverlauf schnell ins Wanken bringen, wenn keine Strategien zur Risikominderung integriert sind. So planst Du proaktiv:

Risiken frühzeitig identifizieren:
Überlege Dir potenzielle Hindernisse, wie Engpässe bei Ressourcen, Verzögerungen im Zeitplan oder externe Abhängigkeiten. Nutze Brainstorming oder Checklisten, um alle möglichen Risiken aufzudecken.
Risiken bewerten:
Priorisiere die identifizierten Risiken anhand ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihres potenziellen Schadens. So kannst Du Dich auf die größten Gefahren konzentrieren.
Pufferzeiten einplanen:
Lege für kritische Phasen des Projekts zeitliche Puffer ein, um Verzögerungen aufzufangen, ohne den gesamten Zeitplan zu gefährden.
Alternativpläne entwickeln:
Für Risiken mit hohem Einfluss ist es sinnvoll, konkrete Alternativstrategien zu erstellen. Zum Beispiel: Was tun, wenn eine Ressource ausfällt oder ein Meilenstein nicht rechtzeitig erreicht wird
Regelmäßige Überprüfung:
Überprüfe Deine Roadmap regelmäßig, um neue Risiken zu erkennen und bestehende Pläne bei Bedarf anzupassen.

Projektmanagement-Software wie Blue Ant hilft, Risiken transparent zu dokumentieren und im Blick zu behalten.

Profitipps für Deine Projekt-Roadmap

Eine Roadmap entfaltet nur dann ihre volle Wirkung, wenn sie richtig genutzt wird – eine Binsenweisheit, klar. Worauf es grundsätzlich ankommt, hast Du in den vorangegangenen Kapiteln erfahren. Zusätzlich findest Du hier bewährte Vorgehensweisen, mit denen Du Deine Roadmap noch professioneller aufsetzt und weiterentwickelst – Best Practice:

Iterative Planung für dynamische Projekte

Plane die Roadmap in Iterationen – also in klar abgegrenzten Abschnitten, die regelmäßig überprüft und angepasst werden –, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Statt das gesamte Projekt detailliert vorzuplanen, lege den Fokus auf die nächsten entscheidenden Etappen. So bleibt die Roadmap übersichtlich und kann laufend an neue Erkenntnisse oder strategische Prioritäten angepasst werden.

Szenarien für kritische Meilensteine einbauen

Integriere alternative Szenarien für strategisch wichtige Meilensteine in die Darstellung. Berücksichtige dabei Optionen, die den Projektverlauf auch bei unerwarteten Entwicklungen auf Kurs halten. Dies kann beispielsweise den Einsatz zusätzlicher Ressourcen oder das Verschieben von Abhängigkeiten umfassen. So bleibt die Roadmap robust, ohne in operative Details abzudriften.

Meilensteine nach strategischem Wert priorisieren

Bewerte Meilensteine nicht nur nach zeitlichem Ablauf, sondern auch nach ihrem Beitrag zu den übergeordneten Projektzielen. Strategische Priorisierung hilft, den Fokus auf die Meilensteine zu legen, die den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Dies stellt sicher, dass begrenzte Ressourcen auf die wichtigsten Ziele ausgerichtet werden.

Strategische Abstimmung zwischen Teams und Bereichen

Nutze die Roadmap als zentrales Kommunikationswerkzeug zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen. Fokussiere Dich dabei auf die Abstimmung strategischer Ziele und übergeordneter Strategiepläne, insbesondere wenn Abteilungen unterschiedliche Prioritäten verfolgen. Gemeinsame Review-Termine auf Management-Ebene sorgen dafür, dass die Roadmap alle übergeordneten Interessen berücksichtigt.

Erfahrungen aus früheren Roadmaps einfließen lassen

Nutze Lessons Learned aus früheren Projekten, um die Roadmap realistischer und strategisch ausgereifter zu gestalten. Erkenntnisse zu erfolgreichen Zeitplänen, typischen Engpässen oder kritischen Meilensteinen helfen, Fehler zu vermeiden, eine fundierte Planung zu erstellen und bessere Ergebnisse zu erzielen. So wird die Roadmap zu einem noch stärkeren Werkzeug.

Mit diesen Best Practices machst Du Deine Roadmap nicht nur strategisch fundiert, sondern auch flexibel und widerstandsfähig gegen unvorhergesehene Änderungen. Sie wird zum zentralen Instrument, das langfristige Ziele definiert und Dein Projektteam auf Kurs hält.

Die Projekt-Roadmap ist Dein strategischer Kompass

Sie ist der „rote Faden“, der Deine Projekte von der Planung bis zum Abschluss begleitet. In diesem Artikel hast Du die grundlegenden Bausteine, wesentliche Vorteile und wertvolle Best Practices für eine erfolgreiche Roadmap kennengelernt. Eine Roadmap ergänzt den detaillierten Projektplan, indem sie als visuelle Darstellung Deiner Strategiepläne dient und so einen guten Überblick über Ziele, Meilensteine und Ressourcen liefert.

Ganz gleich, ob Du an einem agilen oder klassischen Projekt arbeitest: Mit diesem Wissen wirst Du Deine Projekte bzw. Deine Ergebnisse noch erfolgreicher steuern. Eine professionell durchdachte Roadmap hilft, klare Ziele zu setzen, Meilensteine realistisch zu planen und Ressourcen optimal zu nutzen. Sie erleichtert es Deinem Team, fokussiert und koordiniert auf das gemeinsame Ziel hinzuarbeiten.

Jetzt ist es an der Zeit, all das in die Praxis umzusetzen. Nutze die vorgestellten Schritte und Tipps, um Deine erste Roadmap zu erstellen. In Kombination mit einem gut strukturierten Projektplan wird Deine Roadmap zum unschlagbaren Werkzeug für den Projekterfolg.

Schon gewusst?

Blue Ant ist eine führende Softwarelösung im Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement und Teil der Hypergene Gruppe. Mit unserer Expertise unterstützen wir euch dabei, Projekte und Ressourcen in Echtzeit zu steuern und die Ziele eurer Projekte intelligent und anwenderfreundlich zu erreichen.

So unterstützt dich Blue Ant im agilen Projektmanagement. Erfahre mehr darüber, wie Blue Ant deiner Rolle im agilen Projektmanagement weiterhilft:
Portfoliomanagement, Ressourcenmanagement, PMO