Portfoliomanagement: Wie Sie Strategie in konkrete Projekte übersetzen

Kurz gefasst: Ein Projektportfolio kann weit mehr als Projekte übersichtlich zusammenzufassen. Richtig eingesetzt, verbindet Portfoliomanagement die Unternehmensstrategie mit der operativen Projektarbeit. Indem Budgets und Ressourcen gezielt auf strategisch wichtige Portfolios verteilt werden, lässt sich steuern, welche Themen im Unternehmen tatsächlich vorangetrieben werden.

Unternehmen definieren strategische Ziele: Digitalisierung vorantreiben, neue Märkte erschließen, Prozesse optimieren oder Produkte weiterentwickeln.

Doch eine Strategie allein verändert noch nichts.

Die entscheidende Frage lautet: Wie stellen Sie sicher, dass strategische Entscheidungen tatsächlich in der Projektlandschaft ankommen und umgesetzt werden?

Genau hier kann das Portfoliomanagement eine zentrale Rolle übernehmen.

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Portfolio ist eine Sammlung verschiedener Projekte. Anders als bei einem Programm müssen diese Projekte nicht gemeinsam auf dasselbe operative Ziel hinarbeiten.

Die Projekte eines Portfolios verbindet vielmehr eine gemeinsame Bedeutung oder Ausrichtung.

Das kann beispielsweise ihre Relevanz für ein strategisches Unternehmensziel sein.

Ein Unternehmen könnte seine Projekte beispielsweise unterschiedlichen Portfolios zuordnen, etwa:

• Digitalisierung

• Wachstum

• Prozessoptimierung

• regulatorische Anforderungen

Damit entsteht eine Struktur, über die sich die Projektlandschaft strategisch steuern lässt.

Portfoliomanagement verbindet Strategie und Umsetzung

Vereinfacht betrachtet gibt es im Unternehmen zwei Ebenen:

Oben steht die Unternehmensstrategie, die durch das Management definiert wird.

Auf der operativen Ebene befinden sich die Bereiche und Projekte, in denen diese Strategie letztlich umgesetzt werden muss.

Dazwischen braucht es eine Verbindung.

Das Portfolio kann genau diese Brücke zwischen strategischer Entscheidung und operativer Umsetzung bilden.

Denn über das Portfolio lässt sich festlegen, wie viele Ressourcen und welches Budget für bestimmte strategische Themen zur Verfügung stehen sollen.

Budgets und Ressourcen strategisch verteilen

In der Realität verfolgt ein Unternehmen natürlich nicht nur ein strategisches Ziel.

Entsprechend können mehrere Portfolios nebeneinander existieren.

Das Management kann beispielsweise festlegen, welcher Anteil der verfügbaren Ressourcen und Budgets in Portfolio A, B oder C fließen soll.

Damit entsteht eine wichtige Steuerungsmöglichkeit:

Wie viel unserer begrenzten Kapazität wollen wir für welches strategische Thema einsetzen?

Die Verteilung kann sowohl über finanzielle Budgets als auch über Ressourcen beziehungsweise verfügbare Personentage erfolgen.

Nicht jedes Projekt ist automatisch strategisch

Gleichzeitig gibt es Projekte, die notwendig sind, obwohl sie nicht unmittelbar auf ein strategisches Ziel einzahlen.

Auch diese Projekte benötigen Ressourcen und Budget.

Gerade deshalb ist die Portfolioebene wichtig.

Wenn Ressourcen knapp sind, können Unternehmen anhand ihrer strategischen Vorgaben entscheiden, welche Projekte bevorzugt Kapazitäten erhalten und welche gegebenenfalls warten müssen.

Ein neues Projekt konkurriert damit nicht vollkommen losgelöst mit allen anderen Vorhaben um Ressourcen. Seine Einordnung in die strategische Projektlandschaft beeinflusst, welche Mittel dafür zur Verfügung stehen.

Strategie wird durch Ressourcen konkret

Strategien bleiben häufig abstrakt, solange ihnen keine konkreten Mittel zugeordnet werden.

Ein Unternehmen kann beispielsweise erklären, dass Digitalisierung höchste Priorität besitzt. Wenn jedoch fast sämtliche Ressourcen in anderen Projekten gebunden sind, wird diese Priorität in der Praxis kaum Wirkung entfalten.

Portfoliomanagement macht strategische Entscheidungen deshalb greifbarer.

Aus:

„Digitalisierung ist für uns wichtig.“

wird beispielsweise:

„Für Digitalisierungsprojekte reservieren wir einen definierten Anteil unseres Projektbudgets und unserer verfügbaren Kapazitäten.“

Damit beeinflusst die Strategie unmittelbar, welche Projekte tatsächlich umgesetzt werden können.

Projekte gegen Portfolio-Vorgaben steuern

Diese Logik lässt sich auch während des Jahres nutzen.

Neue Projekte entstehen häufig aus der Linie beziehungsweise dem Tagesgeschäft. Bevor sie gestartet werden, kann geprüft werden, welchem Portfolio sie zugeordnet werden und ob dort noch ausreichend Budget und Ressourcen zur Verfügung stehen.

Dadurch lässt sich die Projektlandschaft kontinuierlich gegen die strategischen Vorgaben steuern.

Das Portfoliomanagement beantwortet damit nicht nur die Frage:

Welche Projekte haben wir?

Sondern vor allem:

Entspricht der Einsatz unserer Budgets und Ressourcen noch den strategischen Prioritäten des Unternehmens?

Portfoliomanagement allein reicht nicht

Die Zuordnung zu strategischen Portfolios schafft allerdings noch keine Entscheidung darüber, welches konkrete Projekt zuerst umgesetzt werden sollte.

Sind mehr Projektideen vorhanden als Ressourcen und Budget, müssen die Vorhaben zusätzlich miteinander verglichen und priorisiert werden.

Hier kommen beispielsweise Scoring-Verfahren zur Projektpriorisierung ins Spiel.

Portfoliomanagement definiert damit den strategischen Rahmen. Die Priorisierung hilft anschließend dabei, innerhalb dieses Rahmens die richtigen Projekte auszuwählen.