Hybride Projektplanung: Klassisch planen, agil umsetzen

Kurz gefasst: Hybride Projektplanung verbindet die langfristige Orientierung klassischer Planung mit der Flexibilität agiler Methoden. Statt ein Projekt von Beginn an bis ins kleinste Detail zu planen, werden Zeitrahmen, Budgets, Kapazitäten und größere Arbeitspakete auf Projektebene festgelegt. Die Detailplanung erfolgt anschließend dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet: im Team.

Klassische Projektplanung hat nach wie vor ihre Berechtigung. Unternehmen müssen schließlich wissen, welche Projekte sie wann umsetzen wollen, welche Budgets benötigt werden und welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen müssen.

Das Problem: Je detaillierter ein Projekt bereits zu Beginn geplant wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Realität diesen Plan schon nach wenigen Wochen überholt.

Genau hier setzt die hybride Projektplanung an.

Warum klassische Projektplanung schnell aufwendig wird

Die klassische Planung beginnt üblicherweise mit einem möglichst klar definierten Scope.

Aus diesem Projektziel werden anschließend beispielsweise:

• Teilaufgaben und Arbeitspakete

• Projektphasen

• Meilensteine

• Aufwände

• Termine

• Ressourcenbedarfe

• Kosten

abgeleitet.

Das Ergebnis ist ein Projektplan, mit dem gegenüber dem Auftraggeber im Grunde eine Aussage getroffen wird: Was liefern wir wann, mit welchem Aufwand und zu welchen Kosten?

Das Problem dabei: Ein großer Teil dieser Planung basiert auf Annahmen.

Der Scope verändert sich während der Umsetzung. Aufgaben erweisen sich als komplexer als gedacht. Ressourcen stehen plötzlich nicht zur Verfügung oder Anforderungen werden erst während der konkreten Arbeit wirklich verständlich.

Der ursprüngliche Projektplan muss deshalb immer wieder an die Realität angepasst werden.

Je detaillierter dieser Plan ist, desto größer wird auch der Pflegeaufwand.

Was agile Planung anders macht

Agile Methoden gehen mit dieser Unsicherheit anders um.

Der Scope wird zu Beginn nicht vollständig bis ins Detail definiert. Stattdessen werden Anforderungen während der Umsetzung weiter konkretisiert und innerhalb kürzerer Zeitabschnitte bearbeitet.

Das schafft Flexibilität und reduziert den Aufwand für eine detaillierte langfristige Planung.

Gleichzeitig entsteht aber eine andere Herausforderung: Für eine übergeordnete Unternehmens- und Portfolioplanung muss trotzdem abschätzbar sein, wann Projekte Ressourcen benötigen und welche Budgets eingeplant werden müssen.

Genau deshalb ist die Kombination beider Ansätze interessant.

Was bedeutet hybride Projektplanung?

Bei der hybriden Planung werden klassische und agile Ansätze auf unterschiedlichen Planungsebenen eingesetzt.

Auf der übergeordneten Ebene wird klassisch und relativ grob geplant.

Ein Projekt wird beispielsweise in größere Phasen oder Anforderungen unterteilt. Für diese werden Zeiträume, Budgets und benötigte Kapazitäten festgelegt.

Damit entsteht ein Rahmen, der für die Jahres-, Portfolio- und Ressourcenplanung genutzt werden kann.

Wenn die tatsächliche Umsetzung beginnt, werden diese größeren Pakete an die Teams übergeben.

Dort erfolgt die Detail- beziehungsweise Mikroplanung.

Aus einem größeren Arbeitspaket können dann zahlreiche kleinere Aufgaben entstehen – gegebenenfalls bis hin zu Tätigkeiten im Stundenbereich.

Diese Detailplanung muss jedoch nicht vollständig im übergeordneten Projektplan abgebildet werden.

Makroplanung trifft Mikroplanung

Damit entstehen zwei Planungsebenen.

Makroplanung im Projektmanagement

Die Projektleitung konzentriert sich auf die wesentlichen Steuerungsgrößen:

Phasen, größere Arbeitspakete, Zeitrahmen, Budgets und Kapazitäten.

Eine wochen- oder gegebenenfalls monatsgenaue Planung kann auf dieser Ebene vollkommen ausreichend sein.

Mikroplanung im Team

Die Teams entscheiden innerhalb dieses Rahmens selbst, wie sie ihre konkrete Arbeit organisieren.

Sie können Aufgaben weiter herunterbrechen, priorisieren und ihre Detailplanung an die aktuelle Situation anpassen.

Damit erhalten die Teams mehr Freiraum zur Selbstorganisation, ohne dass die übergeordnete Projektsteuerung verloren geht.

Der Rahmen bleibt verbindlich

Hybride Planung bedeutet allerdings nicht, dass Teams völlig unabhängig vom Projektplan arbeiten.

Zwei Bedingungen bleiben entscheidend.

Erstens müssen sich die Teams an den vereinbarten Zeit- und Budgetrahmen orientieren.

Zweitens benötigt die Projektleitung regelmäßig Informationen darüber, welche Aufwände entstanden sind und welche Fortschritte erreicht wurden.

Die Details jeder einzelnen Aufgabe sind dafür nicht unbedingt notwendig.

Die Informationen aus der Mikroebene werden auf die übergeordnete Planungsebene zurückgespielt.

So kann die Projektleitung beispielsweise erkennen:

• Wie viel Budget wurde bereits verbraucht?

• Wie entwickeln sich die Aufwände?

• Werden die geplanten Kapazitäten tatsächlich eingesetzt?

• Passt der Fortschritt zum bisherigen Ressourcenverbrauch?

• Kann die Phase innerhalb ihres vorgesehenen Rahmens abgeschlossen werden?

Früh erkennen, wenn ein Projekt aus dem Rahmen läuft

Genau diese Rückmeldung ist für die Projektsteuerung entscheidend.

Stellt die Projektleitung beispielsweise fest, dass ein großer Teil des vorgesehenen Budgets bereits verbraucht wurde, obwohl die Phase noch lange nicht abgeschlossen ist, kann sie frühzeitig reagieren.

Dasselbe gilt, wenn geplante Kapazitäten nicht zur Verfügung stehen oder der Fortschritt hinter den Erwartungen zurückbleibt.

Dann kann gezielt auf der Mikroebene untersucht werden, warum die Abweichung entstanden ist.

Der Vorteil: Das Projektende ist zu diesem Zeitpunkt möglicherweise noch weit entfernt.

Es bleibt also Zeit, gegenzusteuern, statt Probleme erst kurz vor einem wichtigen Termin zu erkennen.

Hybride Planung vereinfacht auch das Reporting

Die Trennung zwischen Makro- und Mikroplanung kann gleichzeitig das Projektcontrolling vereinfachen.

Statt hunderte einzelne Aufgaben im Statusbericht zu betrachten, werden die Detailinformationen auf der Ebene zusammengeführt, auf der ursprünglich geplant wurde.

So kann hybride Projektplanung in der Praxis funktionieren

Ein pragmatisches Vorgehen besteht aus vier Schritten:

1. Planen Sie nur die wesentlichen Strukturen.
   Brechen Sie den Scope so weit herunter, dass sinnvolle Zeit-, Budget- und Kapazitätsrahmen festgelegt werden können.

2. Überlassen Sie die Detailplanung den Teams.
   Die konkrete Ausgestaltung der Aufgaben erfolgt möglichst nah an der tatsächlichen Umsetzung.

3. Definieren Sie klare Rahmenbedingungen.
   Teams benötigen Freiraum, müssen sich aber an vereinbarten Zeit- und Budgetvorgaben orientieren.

4. Sorgen Sie für regelmäßige Rückmeldungen.
   Aufwände und Fortschritte aus der Detailplanung werden auf der übergeordneten Planungsebene zusammengeführt.

Hybride Planung bedeutet auch Kompromisse

Wer klassische und agile Methoden miteinander kombiniert, kann nicht erwarten, dass sämtliche Regeln beider Ansätze unverändert bestehen bleiben.

Die klassische Planung muss akzeptieren, dass sich der Scope während der Umsetzung weiter konkretisieren oder verändern kann.

In der Praxis passiert genau das ohnehin häufig.

Die agile Arbeitsweise wiederum bewegt sich innerhalb eines übergeordneten Rahmens aus Zeit, Budget und Kapazität. Stellt ein Team fest, dass die vereinbarten Mindestziele innerhalb dieses Rahmens nicht erreichbar sind, muss dies frühzeitig an die Projektleitung kommuniziert werden.