Der Projektplanungs-Prozess

Warum ist Projektplanung wichtig?

Skeptiker sehen in der Projekt Planung lediglich das Ersetzen der Unsicherheit durch den Irrtum. Im Grunde haben sie dabei sogar ein wenig Recht. Es geht in der Tat darum, die Unsicherheit im Projektablauf zurückzudrängen. Dass man sich beim Projekt planen auch irren kann, ist menschlich, sollte aber nicht als Ausrede missbraucht werden, nun gar kein „project planning“ vorzunehmen

Es gibt gute Gründe, warum das Projekte planen wichtig ist: Zunächst zwingt uns der Planungsprozess dazu, den Projektablauf und mögliche Projektrisiken zu durchdenken. Damit lassen sich vorhersehbare Konflikte ausschließen, was wiederum Luft für den Umgang mit unvorhersehbaren Problemen schafft.

Die Projektplanung ist auch Voraussetzung für die spätere Projekt Steuerung. Wenn der Status Quo unbekannt ist, kann keine Abweichung erkannt und nicht rechtzeitig interveniert werden.

Dazu noch folgendes Projektplanungs-Beispiel: Wenn eine Wanderung durch ein Gebirge ohne Route durchgeführt wird, kann stets behauptet werden, auf dem richtigen Weg zu sein. Allerdings lassen sich damit keine ehrgeizigen Bergtouren absolvieren. In diesem Projektplan Beispiel ist der Weg das Ziel. In einem Projekt sollte es allerdings umgekehrt sein. Der Weg dient der Erreichung der vereinbarten Ziele.

Auch die Kommunikation lässt sich mit einer Projektplanung wesentlich effizienter gestalten. Egal ob im Projektteam oder in Richtung Projektauftraggeber: Der Weg ist für alle transparent, alle fühlen sich eingebunden und haben einen entsprechenden Kenntnisstand in Bezug auf das Projekt. Zudem gibt es bei dieser Methode wesentlich mehr Personen, die auf Abweichungen und Gefahren im Projektablauf hinweisen können. Dieses Feedback ist für den Projektleiter hilfreich, da sich eine gefährliche Situation nicht immer direkt erschließt.

Wie viel Zeit ich in die Projektplanung investieren sollte und wie man am besten vorgeht, wird in den Videos zur Projektplanung in der Rubrik Projektprozess erklärt.

Wie sieht eine Projektplanung aus?

Ein beliebtes Verfahren, Dinge anzugehen, anstatt Projektpläne zu erstellen, ist »Trail and Error«. Vor allem bei der Erkundung von neu erworbenen Produkten wird ein Handbuch häufig nur im äußersten Notfall konsultiert.

Dieses Vorgehen hat natürlich seine Tücken. Wird z. B. ein Fehler beim Aufbau eines Produktes zu spät bemerkt, so muss er zeitaufwendig wieder beseitigt werden. Eventuell wird dabei auch das Produkt selbst beschädigt.

Projektplanung versucht im Vorfeld Probleme zu identifizieren und durch einen Projektplaner notwendige Zeiten und Kosten sowie Ressourcen festzulegen. Die Idee dahinter: Sollte es kompliziert werden, so sind frühere Eingriffe möglich und ein Notfallplan ist schnell zur Hand.

Durch den Vorgang „Projektplan erstellen“ erhält man jedoch keine hellseherischen Fähigkeiten. Somit bleiben bestimmte Aspekte des Projektes trotz guter Projektplanung (Phasen) wahrscheinlich im Dunklen. Das liegt in der Natur der Dinge. Dennoch werden wichtige Erkenntnisse vor dem Start gewonnen.

Projektplanung kann immer nur den Rahmen abbilden oder bildlich gesprochen »Wegbegrenzungen«. Die eigentliche Umsetzung fördert neue Erkenntnisse, die es nötig machen, den Project Plan oder die Projektplan Vorlage ggf. anzupassen. Dieser Regelprozess ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements. Im Beitrag »Der Projektmanagement-Prozess« gibt es dazu weitere Erläuterungen.

Es gilt die Projektplanung so aufzusetzen, dass sie hilfreiche »Grenzen« vorgibt, aber nicht lähmt. Zudem muss berücksichtigt werden, dass die Project Planung durch den Projekt Planer später regelmäßig aktualisiert werden muss. Wird durch den project planer zu detailliert geplant, so kann die Projektsteuerung einen enormen Zeitaufwand nach sich ziehen.

„Project plans“ sollten nur die Arbeitspakete beinhalten, die später auch durch die „project planner“ gesteuert werden können.

Was ist eine Planungspyramide?

Die Planungspyramide baut auf dem Fundament der Auftragsklärung auf. Hier ein Einblick in das Vorgehensmodell: Zunächst werden die Projektaufgaben (Projektmanagement-Aktivitäten) festgelegt. Das geschieht je nach Projektart in Form eines Brainstormings der Teammitglieder oder durch eine Bewertung der späteren Umsetzer. Im klassischen Projektmanagement wird hierbei die Methodik des Projektstrukturplans (PSP) genutzt. Der nächste Meilenstein skizziert den fachlichen Ablauf dieser Aktivitäten in Form des Projektablaufplans (PAP). Nun kann der wesentliche Terminplan für das Projektmanagement ermittelt werden. Die Terminplanung für das Projektmanagement geht einher mit der Ressourcenplanung. Die Kosten- und Investitionsplanung schließen den Prozess ab.

Wie bereits im Beitrag »Die Auftragsklärung« erläutert, muss diese Pyramide mehrmals durchlaufen werden. Initial aber auf jeden Fall BEVOR das Projekt beauftragt wird, damit alle Parteien eine Vorstellung vom Umfang des Projektes haben und niemand später in der Umsetzung eine böse Überraschung erfährt.

Wie genau die einzelnen Stufen der Planungspyramide erklommen werden bzw. um welche Vorgänge es sich handelt, erzählen die kommenden Beiträge.