Projektpriorisierung mit Scoring: So setzen Sie die richtigen Prioritäten

Kurz gefasst: Wenn Ressourcen und Budgets begrenzt sind, können nicht alle Projekte gleichzeitig höchste Priorität haben. Mit einem Scoring-Modell bewerten Sie Projekte anhand einheitlicher Kriterien, schaffen eine nachvollziehbare Rangfolge und entscheiden fundierter, welche Projekte gestartet, verschoben oder zurückgestellt werden.

Im Multiprojektmanagement konkurrieren Projekte um dieselben Ressourcen. Mitarbeiter, Budgets und Zeit stehen schließlich nicht unbegrenzt zur Verfügung.

Die einfache Frage „Wie wichtig ist dieses Projekt?“ hilft dabei kaum weiter. Für den jeweiligen Auftraggeber ist das eigene Projekt meist besonders wichtig. Auch eine einfache Einteilung in A-, B- und C-Projekte stößt schnell an ihre Grenzen, wenn am Ende fast jedes Vorhaben als A-Projekt eingestuft wird.

Was benötigt wird, ist eine einheitliche und nachvollziehbare Projektbewertung. Genau hier setzt Scoring an.

Was kann man tun?

Als Beispiel:

Die Gesamtstimmung in einer Disko kann schnell kippen, wenn die Disko zu voll und kein Platz an der Bar oder an der Tanzfläche zu finden ist. Eine Lösung wäre einen Türsteher an die Tür zu stellen, der nur so viele Gäste einlässt, wie die Disko verträgt. Zudem kontrolliert er, ob wirklich nur angenehme Gäste in die Disko gehen. Im Grunde ist das bereits die Lösung für das Multi-Projektmanagement. Um allerdings verlässlichere Kriterien zu erhalten, als den persönlichen Geschmack des Türstehers, stellt man einen kleinen Kriterien-Katalog auf. Jedes Projekt muss sich dessen kritischer Betrachtung stellen. Die Funktion des Türstehers übernimmt dann beispielsweise das Projektmanagement-Office. Es prüft, ob genügend Ressourcen vorhanden sind, um neue Projekte zu starten. Bei Überfüllung werden nur die wichtigsten Projekte durchgelassen.

Wie wichtig ein Projekt ist, wird mit Hilfe des Kriterien-Kataloges ermittelt. Jede Frage gibt mögliche Antworten vor und hinter jeder Frage verbirgt sich eine Punktzahl.

Eine Frage könnte lauten:

Dient das Projekt der Sicherung des laufenden Betriebes oder stellt es eine Innovation dar?

Mögliche Antworten:

A) Sicherstellung des laufenden Betriebes = 10 Punkte

B) Innovation = 5 Punkte

C) Keines von beiden = 0 Punkte

Damit ist klar, dass der Sicherstellung des laufenden Betriebes eine höhere Priorität eingeräumt wird.

Weiterhin kann man jede Fragestellung mit einer Gewichtung versehen, um Fragen untereinander noch einmal in Bezug auf die Wichtigkeit abzugrenzen:

Wenn es beispielsweise nur zwei Fragen gibt, könnte man Frage 1 mit 40% und Frage 2 mit 60% gewichten. Damit würde die Antwort auf die Frage 2 einen stärkeren Einfluss auf die Gesamtpunktezahl nehmen, als die Antwort aus Frage 1.

Natürlich kann man diese Gewichtungssystematik nun mit beliebiger Komplexität ausstatten. Die Grundidee bleibt aber immer dieselbe.

Auf Grundlage von Fragen und deren Antworten erzeugen wir eine Punktezahl, die nun mit der Punktebewertung anderer Projekte verglichen werden kann und schon haben wir eine priorisierte Reihenfolge aller Projekte. Im Projektmanagement ist an dieser Stelle daher Transparenz und Nachvollziehbarkeit angeraten.

Was bedeutet Scoring bei der Projektpriorisierung?

Beim Scoring werden Projekte mit Punkten bewertet. Aus den erreichten Punktzahlen lässt sich anschließend eine Rangfolge der Projekte ableiten.

Das Ziel ist nicht, mathematisch zu beweisen, welches Projekt „das beste“ ist. Vielmehr soll eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage entstehen, mit der unterschiedliche Projekte möglichst nachvollziehbar miteinander verglichen werden können.

Das ist besonders wichtig, wenn neue Projekte um Ressourcen konkurrieren oder mehr Projekte geplant sind, als das Unternehmen tatsächlich umsetzen kann.

Warum ist eine klare Projektpriorisierung so wichtig?

Werden Prioritäten nur nach Bauchgefühl vergeben, kann sich eine einzelne Entscheidung auf die gesamte Projektlandschaft auswirken.

Werden beispielsweise Mitarbeiter kurzfristig aus Projekt A abgezogen, um Projekt B zu unterstützen, kann Projekt A in Verzug geraten. Dadurch entstehen möglicherweise wiederum Auswirkungen auf andere Projekte.

Die Folgen können sein:

• Terminverschiebungen

• Ressourcenengpässe

• steigende Projektkosten

• Konflikte zwischen Projekten

• sinkende Motivation der Projektteams

Projektpriorisierung sollte deshalb nicht erst stattfinden, wenn Ressourcen knapp werden. Sie sollte ein fester Bestandteil des Projektportfoliomanagements sein.

Zwei Möglichkeiten für das Projekt-Scoring

Für die Bewertung von Projekten lassen sich zwei grundlegende Ansätze unterscheiden: ein Ein-Kriterium-Modell und ein Mehr-Kriterien-Modell.

Welcher Ansatz sinnvoller ist, hängt insbesondere von der Anzahl der zu bewertenden Projekte und der gewünschten Differenzierung ab.

1. Ein-Kriterium-Modell: Projekte direkt vergleichen

Bei einer überschaubaren Anzahl von Projekten können diese direkt miteinander verglichen werden.

Angenommen, es gibt die Projekte A, B und C. Dann wird beispielsweise gefragt:

Ist Projekt A wichtiger als Projekt B?
Ist Projekt A wichtiger als Projekt C?

Dasselbe geschieht anschließend für die anderen Projekte.

Für die einzelnen Vergleiche werden Punkte vergeben. Aus der Summe ergibt sich eine Rangfolge.

Damit lässt sich relativ einfach feststellen, welches Projekt an erster, zweiter oder dritter Stelle steht – und welches Projekt gegebenenfalls nicht umgesetzt wird, wenn Budget oder Ressourcen nicht für alle Vorhaben ausreichen.

Der Nachteil: Je größer das Projektportfolio wird, desto aufwendiger werden die direkten Vergleiche. Für umfangreichere Portfolios eignet sich deshalb ein Mehr-Kriterien-Modell besser.

2. Mehr-Kriterien-Modell: Projekte anhand einheitlicher Kriterien bewerten

Beim Mehr-Kriterien-Modell werden Projekte nicht unmittelbar miteinander verglichen.

Stattdessen definiert das Unternehmen einen einheitlichen Kriterienkatalog, den jedes Projekt durchlaufen muss.

Mögliche Fragen sind beispielsweise:

• Ist das Projekt gesetzlich notwendig?

• Dient es der Sicherstellung des laufenden Betriebs?

• Handelt es sich um eine Innovation?

• Welchen Beitrag leistet es zum Umsatz?

Für die möglichen Antworten werden Punkte vergeben.

Bei der Frage nach einer gesetzlichen Notwendigkeit könnte die Bewertung beispielsweise lauten:

Ja = 10 Punkte
Nein = 0 Punkte

Beim erwarteten Umsatzbeitrag könnten dagegen mehrere Abstufungen verwendet werden:

hoch = 10 Punkte
mittel = 5 Punkte
gering = 0 Punkte

Jedes Projekt wird anhand desselben Schemas bewertet. Anschließend werden die Punkte addiert und die Projekte nach ihrer Gesamtpunktzahl sortiert.

Kriterien unterschiedlich gewichten

Nicht jedes Bewertungskriterium muss für die Unternehmensstrategie gleich wichtig sein.

Deshalb können Kriterien zusätzlich gewichtet werden.

Angenommen, ein Scoring-Modell enthält zwei Kriterien:

Kriterium 1: Gewichtung 40 %
Kriterium 2: Gewichtung 60 %

Dann hat die Bewertung des zweiten Kriteriums einen stärkeren Einfluss auf das Gesamtergebnis.

Auf diese Weise lässt sich das Scoring an die jeweiligen Prioritäten des Unternehmens anpassen.

Dabei kann ein Scoring-Modell beliebig komplex gestaltet werden. Die Grundidee bleibt jedoch gleich:

Einheitliche Kriterien + definierte Antworten + Punkte + gegebenenfalls Gewichtungen = nachvollziehbare Projektpriorisierung.

Scoring schafft Transparenz statt Bauchgefühl

Der entscheidende Vorteil des Scorings besteht darin, dass Priorisierungsentscheidungen nachvollziehbarer werden.

Statt darüber zu diskutieren, welcher Auftraggeber sein Projekt für besonders wichtig hält, wird jedes Vorhaben nach denselben Regeln bewertet.

Dadurch wird sichtbar, warum ein Projekt eine höhere Priorität erhält als ein anderes.

Diese Transparenz ist insbesondere dann wichtig, wenn ein Projekt trotz fachlicher Bedeutung warten muss, weil andere Vorhaben für das Unternehmen aktuell eine höhere Priorität besitzen.

Scoring und Ressourcenplanung gehören zusammen

Eine Rangfolge allein löst allerdings noch keinen Ressourcenengpass.

Entscheidend ist, die Priorisierung mit der verfügbaren Kapazität zu verbinden.

Bildlich gesprochen funktioniert das wie ein Türsteher vor einem überfüllten Veranstaltungsort: Es sollten nur so viele neue Projekte gestartet werden, wie die Organisation tatsächlich bewältigen kann.

Im Multiprojektmanagement kann beispielsweise das Project Management Office (PMO) diese Rolle übernehmen. Es prüft, welche Projekte priorisiert sind und ob für deren Umsetzung ausreichend Ressourcen vorhanden sind.

Sind die Kapazitäten ausgeschöpft, werden nicht einfach weitere Projekte gestartet. Stattdessen muss entschieden werden, welche Vorhaben warten, verschoben oder gegebenenfalls nicht umgesetzt werden.

Von der Bewertung zur Portfolioentscheidung

Scoring ist deshalb kein Selbstzweck. Die errechnete Punktzahl sollte eine Grundlage für konkrete Entscheidungen im Projektportfolio liefern.

Ein sinnvoller Prozess kann beispielsweise so aussehen:

Projekte erfassen → Kriterien anwenden → Punkte berechnen → Projekte priorisieren → Ressourcen prüfen → Projekte starten, verschieben oder zurückstellen

Damit werden Projektpriorisierung und Ressourcenmanagement miteinander verbunden.