Blue Ant Multi-Projektmanagementsoftware im Einsatz bei den Stadtwerken Norderstedt

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HERR FAHL
PROJEKTLEITER IM BEREICH PLANUNG UND SYSTEMINTEGRATION

"Wir haben heute eine schnelle Übersicht über die Anzahl unserer Projekte – per Knopfdruck können wir den Status und die Kennzahlen einsehen."

Herr Fahl, welche Position bekleiden Sie bei den Stadtwerken Norderstedt und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin Projektleiter im Bereich Planung und Systemintegration bei den Stadtwerken Norderstedt sowie bei der wilhelm.tel GmbH. Die wilhelm.tel ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Stadtwerke.

Was ist das Kerngeschäft der Stadtwerke Norderstedt?

Die Stadtwerke Norderstedt sind vorrangig Energieversorger, es gab jedoch mit der wilhelm.tel GmbH auch eine Ausgründung. Das Unternehmen ist ein Internetprovider, aber auch Telefon- und TV–Anbieter, dessen Netz anfangs nur für Norderstedt aufgebaut wurde. Später gab es einen Zusammenschluss mit dem Partner willy.tel in Hamburg, um gemeinsam ein Glasfasernetz zu betreiben. Mehrere hunderttausende Haushalte sind zum heutigen Zeitpunkt an das Netz angeschlossen.

Wie können wir uns die Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen vorstellen?

Unsere Projektlandschaft teilt sich in zwei Bereiche auf: „Standorterschließung & Netz“ und Projekte im Bereich „Systemintegration/Innovation“.

Wenn wir neue Kunden erschließen, zieht es eine Erweiterung unseres Netzes nach sich. Wir beginnen also ein Bauprojekt mit dem Ziel, den Kunden an unser Glasfasernetz anzuschließen. Das Projekt beginnt mit einer Genehmigungsphase und wird geplant. Dann kommt es zur Bauausführung auf öffentlichem Grund und später zur Bauphase im Haus selbst. Wie Sie sich vorstellen können, sind viele Bereiche in einem solchen Projekt involviert.

Im Bereich der Systemintegration geht es um Projekte, bei denen technische Neuerungen und technischer Ausbau im Vordergrund stehen. Ganz „normale“ Soft- und Hardware-Projekte werden von uns ebenso durchgeführt. Diese rein technischen Bereiche sind für unser Unternehmen sehr wichtig. Sie stellen unsere Entwicklung und unsere Innovationskraft sicher.

Warum wollten Sie eine Projektmanagement-Software einführen?

Besonders im Bereich „Standorterschließung & Netz“ haben wir deutlich über 500 Projekte im Jahr. Diese Vorhaben wurden vor den Zeiten der Software-Unterstützung, in einer Excel-Liste gepflegt. Fortschritt, Prozess und Projektbeteiligungen der Mitarbeiter wurden dort dokumentiert.

Excel ist ein tolles Tool – aber irgendwann wird es schwer, den Überblick zu behalten. Wir brauchten dringend mehr Transparenz in Bezug auf Fortschritt, Gesamtkonstrukt der Projekte und Auslastung der Mitarbeiter. Das war der Grund, warum wir eine Projektmanagement-Software einführen wollten.

Welcher Weg führte Sie zu Blue Ant Projektmanagement Software?

Am Anfang stand die Überlegung, welche Anforderungen die Software erfüllen sollte. Unser Fokus bei der Auswahl lag zunächst auf dem Critical-Chain, da wir besonders bei der Planung von Kundenterminen Hilfe brauchten. Da heute jeder von einem funktionsfähigen Internet abhängig ist, ist es sehr wichtig, dass der Kunde zum gewünschten Termin seinen Anschluss erhält.

Relativ schnell wurde aber klar, dass es ebenso relevant ist zu sehen, wer aus unserem Team in welchen Projekten wie genau beteiligt und eingebunden ist. Aufgrund dessen sind wir dann weg von einem reinen Critical-Chain-Tool zu einer Möglichkeit, ein Multi-Projektmanagement-Werkzeug auch im Einzelprojektmanagement zu nutzen. Da wir ein städtisches Unternehmen sind, fielen viele Mitstreiter auf dem Markt raus, denn wir unterliegen einem Ausschreibungsverfahren. Letztendlich haben wir uns dann mehrere Anbieter angesehen, wobei unsere Anforderungen an das neue Tool von der proventis GmbH mit ihrer Multi-Projektmanagement-Software am besten erfüllt hat. Deshalb die Entscheidung für Blue Ant.

Gibt es neben Standardprojekten in Ihrem Unternehmen auch Ad-hoc-Projekte?

Wie schon erwähnt, unterscheiden wir zwischen den baulichen Projekten und den Projekten im Bereich der Systemintegration. Bei den Bauprojekten gibt es keine Ad-hoc-Projekte, da wir immer einem Standard folgen und uns an eine Vorlage und an Richtlinien halten. In dem Bereich der Systemintegration sieht allerdings jedes Projekt anders aus. Beide Varianten werden mit Hilfe von Blue Ant Projektmanagement Software abgewickelt.

Wie verlief die Einführung der Software?

Wir wussten, dass die Einführung einer Software, die Transparenz über Arbeitsfortschritt und Aufgaben der Projektbeteiligten bietet, bei den Mitarbeitern unter Umständen zu Widerstand führen kann. Deshalb war es uns von Anfang wichtig, jeden Einzelnen mit an Bord zu nehmen und die Vorteile der Software zu verdeutlichen.

Begonnen haben wir mit einem kleinen Team von zehn Mitarbeitern, die später als Multiplikatoren weitere Team-Mitglieder informierten und Prozesse besprachen. Danach haben wir teamweise die Kollegen geschult. Während des gesamten Einführungsprozesses wurde immer wieder darauf geachtet, eng bei den Mitarbeitern zu sein, um sicherzustellen, dass die richtigen Vorlagen genutzt und die Projekte korrekt eingestellt werden. Zudem standen wir für offene Fragen zur Verfügung. Es hat etwa drei Monate gedauert, dann waren alle mit dem Tool vertraut und begannen, es regelmäßig zu nutzen.

Wie hat sich die Einführung von Blue Ant auf Ihr Projektmanagement ausgewirkt?

In unserem Projektmanagement hat es definitiv eine Professionalisierung gegeben. Unser Multi-Projektmanagement beinhaltet eine Vielzahl paralleler Themen, die priorisiert werden müssen. Hier haben wir einen großen Fortschritt erreicht. Durch die verstärkte Übersicht und Transparenz wissen wir jetzt, was zu schaffen und wie es zu priorisieren ist. Unsere Mitarbeiter werden nicht mehr überplant. Dadurch, dass Blue Ant Projektmanagement Software auch viele Schnittstellen zu anderen Systemen bietet, müssen sich unsere Kollegen außerdem nicht mehr darum kümmern, bestimmte Informationen an andere Kollegen weiterzugeben.

Hat sich mit Blue Ant auch der Stellenwert des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen gewandelt?

Auf jeden Fall. Das Management und die unterste Führungsebene haben heute eine schnelle Übersicht über die Anzahl unserer Projekte und können per Knopfdruck den Status und die Kennzahlen einsehen. Die Dokumentation in Blue Ant Projektmanagement Software führte darüber hinaus zu einer Arbeitserleichterung für die Projektmitglieder; das erhöhte die Wertschätzung der Software ebenfalls.

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen Ihrer Branche für die Einführung eines Multi-Projektmanagements?

Hier würde ich vor allem fünf Dinge sehen:

• Vor der Einführung sollte man genau überlegen, was mit der Software abgebildet werden soll.
• Wenn das Management nicht Initiator der Software-Einführung ist, muss es von ihr dringend überzeugt werden, damit es den Wandel mitträgt.
• Es sollte die Möglichkeit einer Pilotierung genutzt werden, um ein Grundgefühl für die Software zu bekommen.
• Die Mitarbeiter, die das Tool künftig einsetzen, sollten vor und während der Einführung immer wieder eingebunden und dort „abgeholt“ werden, wo sie stehen.
• Vermeiden Sie Insellösungen!

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Fahl.

(Kundenbericht von 2017)