Blue Ant Projektmanagement Software im Einsatz bei der Robert Bosch GmbH

Mit Blue Ant Projektmanagement Software haben wir ein System in Anwendung, das eine Vereinheitlichung wesentlicher Prozesse ermöglicht hat.

HERR WEBER - TEAMLEITER FÜR SYSTEME UND PROZESSE IM KAUFMÄNNISCHEN BEREICH

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Ihre Produktentwicklungsprojekte managt Robert Bosch GmbH seit November 2013 mit der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant, einer Lösung der Berliner Hypergene GmbH.

Wir haben mit Michael Weber, Teamleiter für Systeme und Prozesse im kaufmännischen Bereich, über die Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software gesprochen.

Herr Weber, welche Position bekleiden Sie bei der Robert Bosch GmbH und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich trage die Verantwortung für Systeme aus dem kaufmännischen Bereich. Dazu gehört unter anderem Blue Ant, das Projektmanagement-Tool, das wir zusätzlich zum Projektmanagement auch für die Projektabwicklung, die Rechnungsstellung und das gesamte Controlling einsetzen. Der Fokus der Nutzung liegt auf den kaufmännischen Prozessen und deren Optimierung.

Warum wollten Sie eine Projekt­management-Software einführen?

Wir haben für die Robert Bosch weltweit ein führendes Projektmanagement-Tool gesucht. Das Kernelement stellte das Projektmanagement dar, aber wichtig waren uns auch eine integrierte Reisekostenabwicklung, die Projektabwicklung mit Fakturierung und der Abschlussprozess.

Die passende Kombination mit dem entsprechenden ERP-System war natürlich von äußerster Bedeutung. Durch eine Weiterentwicklung der Blue Ant Projektmanagement Software konnten auch diese Anforderungen erfüllt werden.

Wie verlief die Einführung der Software?

Ich hatte den Eindruck, dass bei den Mitarbeitern von Anfang an eine entsprechende Akzeptanz da war. Gewisse Dinge haben eine Nachschulung benötigt, aber ansonsten wurde Blue Ant Projektmanagement Software sehr schnell angenommen. Das Schlüsselelement bei der Einführung eines Systems ist die gut vorbereitete Schulung.

Welcher Weg führte Sie zu Blue Ant Projektmanagement Software?

Den Anfang nahm dies bereits im Jahr 2007, als die inubit AG in Berlin das Projektmanagement-Tool Blue Ant eingeführt hat. Bosch hat das Unternehmen übernommen, nachdem sie vorab noch eine weitere Firma, die Innovations GmbH, gekauft hatte.

Im Laufe der Zeit hatten sich unsere Projektmanagement-Themen gehäuft. 2013 stellte sich dann die Frage, mit welchem System wir arbeiten wollen und welches das Führende sein soll. Entschieden haben wir uns für das in Berlin bereits etablierte Tool Blue Ant. Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen musste die Software neu aufgesetzt und erweitert werden. Im November 2013 haben wir Blue Ant für die Robert Bosch GmbH weltweit eingeführt.

Ein wesentlicher Grund hierfür war zum einen, dass ein großer Mitarbeiterkreis die Funktionalität schon kannte. Der Schritt in eine ganz neue Umgebung für alle Beteiligten bringt immer mehr Aufwand und Risiko mit sich, als wenn man versucht, ein bereits etabliertes System auszubauen. Zudem waren auch die Flexibilität und die Anwenderfreundlichkeit maßgebliche Aspekte für unsere Entscheidung.

Was sind die typischen Einsatzszenarien, die durch Blue Ant Projektmanagement Software unterstützt werden?

Das ganze Thema der Zeiterfassung ist ein großer Bereich, den wir durch Blue Ant abdecken. Dazu kommen noch die Bereiche Reisekosten-Management, Projekterstellung, Strukturierung und eventuell auch der Abrechnungsprozess. Dieser ist sehr stark kaufmännisch fokussiert, da wir die Zeiterfassung nicht nur für Kundenprojekte, sondern auch für Produktentwicklungs- und interne Projekte nutzen.

Dadurch dass die komplette Aufwandserfassung in Blue Ant Projektmanagement Software erfolgt, ermöglichen wir ein transparentes Reporting. Momentan untersuchen wir, wie wir die Funktionen von Blue Ant besser strukturieren. Der gesamte Projektmanagement-Prozess steht bei uns immer im Fokus und wird immer weiter verfeinert.

Können Sie etwas zu den verschiedenen Standorten von Robert Bosch sagen, in denen die Projekte ebenfalls mit Blue Ant Projektmanagement Software umgesetzt werden?

Die Hauptstandorte von Robert Bosch sind Deutschland, Singapur und Chicago. Seit Mai 2017 gehört auch Bulgarien dazu. Darüber hinaus gibt es weitere Regionen, in denen Mitarbeiter von Robert Bosch sitzen, wie zum Beispiel China und Australien. So verteilt wir jedoch global sind, im Projektmanagement nutzen alle die Projektsoftware Blue Ant.

Gibt es neben den Standardprojekten auch Ad-hoc-Projekte?

Ja, auch Vorhabens- oder Verwaltungsprojekte sowie zudem Wartung und Support werden in Blue Ant Projektmanagement Software erfasst. Kleinere Projekte mit geringem Aufwand müssen jedoch nicht die Regularien oder Projektmanagement-Anforderungen größerer Projekte erfüllen.

Wie hat sich die Einführung von Blue Ant auf Ihr Projektmanagement ausgewirkt?

Mit Blue Ant Projektmanagement Software haben wir ein System in Anwendung, das eine Vereinheitlichung aller wesentlichen Prozesse ermöglicht hat. Vorher haben wir verschiedene Systeme genutzt, entsprechend waren die Prozesse nicht vollständig vereinheitlicht. Der jetzige Status ist ein großer Fortschritt, bedenkt man unsere Unternehmensgröße.

Hat sich mit Blue Ant Projektmanagement Software auch der Stellenwert des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen gewandelt?

Das Projektmanagement ist bei uns seit jeher wichtig. Wir unterliegen einem stetigen Wandel, begründet in Regularien, Vorgaben, Zentralanweisungen und Veränderungen zentraler Prozesse. Diese versuchen wir nicht nur in den Prozessen, sondern auch in den dazugehörigen Systemen zu verankern.

Hier liegt die Herausforderung darin, dies auch zukünftig bestmöglich mit Blue Ant Projektmanagement Software zu vereinen – und unser Projektmanagement damit noch besser zu machen.

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen aus Ihrer Branche für die Einführung eines Multi-Projektmanagements?

Schulungen sind aus meiner Sicht ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung einer Software. Eine Initialschulung ist effektiv, aber auch das nachhaltige Angebot von Schulungen, um die Veränderungen der Prozesse zu verstehen, ist essenziell.

Die praktische Arbeit mit der Lösung zeigt schließlich erst, was in Konzepten theoretisch ausgearbeitet wurde. Wichtig ist auch das Thema der Schnittstellen. Wenn man viele Schnittstellen benötigt, empfehle ich, an der 100%-Lösung festzuhalten, um die gewünschten Prozessverbesserungen zu erzielen.

Die Testversion für die Schnittstellen sollte dabei schnell zur Verfügung gestellt werden (Fertigstellung 80 %) und anhand von Tests durch die User schrittweise zur 100%-Lösung ausgebaut werden. Wichtig ist auch eine anwenderfreundliche Gestaltung der Software.

Mit welchen Systemen ist Blue Ant Projektmanagement Software bei Ihnen aktuell oder in Zukunft verbunden?

Aktuell sind wir mit dem ERP-System »Navision«, einem HR-System, einem Beschaffungssystem und mit unserem unternehmensinternen System »inubit Suite (BPM)«, mit dessen Unterstützung wir unsere Software-Lösungen entwickeln, verbunden. Zukünftig zielen wir auf den Austausch mit SAP ab.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Weber.

(Kundenbericht von 2017)