Einführung der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant bei der MCP

Für mich als Mitglied des Managements ist insbesondere die Ressourcenplanung Gold wert.

HERR HANSAL - GESELLSCHAFTER UND PROJEKTMANAGER

Wir haben mit Christoph Hansal, Gesellschafter und Projektmanager der MCP GmbH, über die Einführung der Multi-Projektmanagement-Software in seinem Unternehmen gesprochen.

Herr Hansal, welche Position haben Sie bei der MCP GmbH und was sind Ihre Verantwortungsbereiche?

Als Partner und Miteigentümer der MCP GmbH nehme ich im Unternehmen alle strategischen Aufgaben wahr und betreue zudem alle Bereiche in der operativen Umsetzung. Ich leite die Bereich HR und Vertrieb, kümmere mich um Förderungen sowie den Ausbau und die Pflege unserer Kooperationen mit Unternehmen, Vertriebspartnern, Universitäten und Forschungsinstituten.

Bitte beschreiben Sie die Leistungen der MCP GmbH und wie diese in der Praxis zum Einsatz kommen.

Die MCP ist eine auf Produktionsplanung in der Industrie spezialisierte Unternehmensberatung. Als größter Partner des Siemens APS-Tools „Preactor“ im deutschsprachigen Raum bieten wir effiziente Möglichkeiten, um Ressourcen innerhalb der Fertigung optimal zu nutzen. APS steht für „Advanced Planning and Scheduling“. Unsere Kunden setzen „Preactor“ für die Kapazitäts- und die Feinplanung der Fertigung ein.

Erfahrungsgemäß nutzt die Mehrzahl unserer Kunden zur Produktionsplanung Excel oder hat ein ERP-System im Einsatz. Im Rahmen unserer Projekte implementieren wir die Software „Preactor“ und optimieren so mit Hilfe intelligenter Algorithmen ihre Produktionsplanung. Gerade bei Kunden, die zum Beispiel wesentliche Komponenten der Ariane 5- und Ariane 6-Raketen für die europäische Raumfahrt produzieren  oder Off-Shore-Windparks zur Energiegewinnung in der Nordsee oder Hochgeschwindigkeitszüge planen, kann das die Effizienz erheblich steigern.

Wie würden Sie die Projektlandschaft innerhalb der MCP GmbH beschreiben?

Oftmals bearbeiten wir rund 30 Projekte in unterschiedlichen Projektstadien gleichzeitig im Unternehmen. Größtenteils handelt es sich dabei um externe Kundenprojekte, aber auch unsere interne Software-Entwicklung muss gemanagt werden. Bei Kundenprojekten ist hier viel Spielraum. Standards gibt es eigentlich nicht, denn der Aufwand eines Projekts bewegt sich zwischen 30 und 400 Personentagen, die Projektlaufzeit zwischen zwei Monaten und rund einem Jahr. Festhalten kann man allerdings, dass die Projektlandschaft ist in den letzten Jahren sehr rasch angewachsen ist.

Was war der Grund, eine Projektmanagement-Software einzuführen?

Auf Grund unseres Wachstums und der Internationalisierung war es notwendig, eine gewisse Ordnung und Transparenz in den Projekten sicherzustellen.

Konkret bedeutete das, dass die Transparenz in der Ressourcenplanung erhöht, Projektmanagement-Standards im Unternehmen vereinheitlicht, der „Closed-Loop-Ansatz“ von der Angebotslegung bis zur Fakturierung abgebildet und nicht zuletzt der Übergabeschritte zwischen Vertrieb, Umsetzung und Support strukturiert werden sollte. Hierbei sollte uns eine Software entsprechend unterstützen.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung, Blue Ant als Multi-Projektmanagement-Software zu nutzen?

Blue Ant ist eine webbasierte, plattformunabhängige Software, die man sowohl als Cloud- als auch als In-House-Lösung erwerben kann. Das gab uns von Beginn an die Möglichkeit, Blue Ant zeitgleich an allen Standorten in Österreich und Deutschland nutzen.

Unsere Anforderungen, die wir an eine Projektmanagement-Software hatten, werden von Blue Ant abgedeckt. So bietet die Lösung Funktionen, die von der ersten Planung und dem Angebot über die Projektsteuerung bis zur Abrechnung reichen. Darüber hinaus lassen sich damit zahlreiche Randprozesse abwickeln, z. B. Urlaubs- und Dienstreiseanträge.

Gepunktet haben auch Statusberichte, Multi-Projekt-Dashboards und die vielen Möglichkeiten in der Ressourcenplanung. Darüber hinaus unterstützt uns die Software heute zuverlässig darin, Projektportfolios im Blick zu behalten und aktiv zu planen.

Diese Möglichkeiten, aber auch standardisierte Reports, individuelle Auswertungsmöglichkeiten und eine gute Usability waren für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant gestaltet? Gab es Komplikationen?

Die Einführung selbst hat sich durch die Unterstützung unseres lokalen Partners wsop einfach gestaltet. Zudem ist auch die Dokumentation von Blue Ant sehr übersichtlich und umfassend, sodass von der Integration bis zur Nutzung alles sehr unkompliziert verlief.

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter mit der Lösung?

Aktuell arbeiten 24 Mitarbeiter in drei User-Gruppen mit Blue Ant:

• Projektleiter: ca. zehn Personen

• Entwickler: ca. neun Personen

• Management/Back-Office: fünf Personen

Hier gibt es auch unterschiedliche Anwendungsszenarien. So nutzen die Projektleiter Blue Ant für die Projektanlage über die gesamte Laufzeit bis hin zu Fakturierung und Abschluss des Projekts. Sie strukturieren das Projekt in Arbeitspakete, erfassen Meilensteine und legen Reminder an.

Die Entwickler nutzen das System hauptsächlich zur Zeiterfassung und zur Abrechnung von Spesen und Belegen. Derzeit wird auch die Fertigmeldung evaluiert.

Management und Back-Office hingegen nutzen Blue Ant für die Ressourcenplanung, das Forecast, die Spesenerfassung und die Belegkontrolle.

Wie ist die Software bei den Mitarbeitern angekommen und hat sich Ihre Projektarbeit verändert?

Die Software kam sehr gut bei den Mitarbeitern an. Blue Ant hat Excel abgelöst, mehr Transparenz geschaffen, einen verbesserten Überblick (auch über die eigene Arbeit) hergestellt und auch die Nutzerfreundlichkeit ist deutlich gestiegen. Arbeitspakete können besser budgetiert werden und wir haben eine optimierte Plan/Ist-Kontrolle von Aufwand und Budget. All das führt dazu, dass es eigentlich keine bösen  Überraschungen bei der Projektumsetzung mehr gibt, denn wir haben ja jederzeit den vollen Einblick in jedes Projekt.

Wie unterstützt Blue Ant die MCP GmbH bei den spezifischen Anforderungen im Tagesgeschäft?

Projektabwicklung ist der Kern unserer Geschäftstätigkeit, dementsprechend werden auch alle Anforderungen durch Blue Ant abgedeckt. Für mich als Mitglied des Managements ist insbesondere die Ressourcenplanung Gold wert: Durch die Auswertung der Controllings lässt sich ein toller Einblick in das eigene Unternehmen gewinnen – und neues Potenzial aufdecken. Darüber hinaus haben wir bei der Budgetierung des Aufwands für interne Projekte und Aktivitäten sowie bei deren Berücksichtigung in der Planung einen großen Schritt nach vorne gemacht.

Wie wurde Blue Ant in die bestehende Controlling-Landschaft integriert?

Blue Ant ist neben unserem Buchhaltungssystem die einzige Controlling-Instanz. Zusätzlich gibt es keine Integration.

Wie sehen Sie die künftige Zusammenarbeit der MCP GmbH und proventis?

Ich denke, wir haben die Möglichkeiten von Blue Ant noch nicht voll ausgeschöpft. So erfolgen u. a. Prozesse, die direkt Entwicklungsarbeit betreffen (z. B. Source-Code- oder Ticket-Verwaltung) nicht über Blue Ant. Hier kann uns eventuell das JIRA-Plugin von Blue Ant unterstützen, da wir JIRA für unsere Entwicklungsarbeit nutzen. Wir werden sehen, was die Zukunft bringt.

Herr Hansal, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

(Kundenbericht von 2017)