Effizientes Portfolio- und Ressourcenmanagement beim LWL mit Blue Ant

Flexibles Projekt- und Portfoliomanagement mit Blue Ant

Um die zunehmende Komplexität im Projektgeschäft sowie heterogene Werkzeuge und Excel-basierte Planungen abzulösen, entschied sich der LWL zur Einführung der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant. Ziel war es, Transparenz über das gesamte Projektportfolio, klare Ressourcenübersichten und ein einheitliches Vorgehen für Statusberichte und Projektsteuerung zu schaffen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war der bewusst gewählte Pilotansatz in der Organisationsentwicklung, bevor ein späterer Rollout in weitere Bereiche erfolgte. Die Einführung erfolgte zu 98 % im Standard – ein Vorteil für Wartung, Skalierbarkeit und zukünftige Erweiterungen.

„Wir wollten weg von intransparenten Excel-Tabellen und heterogenen Tools“, erklärt Ulrike Grieß, Projektleiterin beim LWL und verantwortlich für das operative Portfolio-Management. „Heute liefert uns Blue Ant aktuelle, zuverlässige Daten, mit denen wir Prioritäten setzen, Kapazitäten steuern und Führungskräften jederzeit auf Knopfdruck einen Überblick geben können.“

Der LWL nutzt Blue Ant insbesondere für:

• Portfoliotransparenz – Einheitliches Projektportfolio mit klaren Statusberichten

• Ressourcenplanung – Übersicht über Plan-Ressourcen trotz Personalratsvorgaben

• Dashboards & Reporting – Führungskräfte erhalten aktuelle Informationen auf einen Blick

• Standardisierte Prozesse – Einheitliche Aufgaben für Projektleiter, klar dokumentiert im Wiki

• Stufenweise Skalierung – Niedrige Einstiegskosten im Pilot, plus modellierbarer Ausbau

Ein besonderer Vorteil liegt im schrittweisen Change Management. Projektleiter und Führungskräfte wurden zielgruppenspezifisch geschult – in kurzen, klar fokussierten Sessions. Die Dashboards wurden individuell im Gespräch konfiguriert, damit Führungskräfte sofort einen realen Mehrwert erleben.

Durch diesen Ansatz entstand eine hohe Akzeptanz: inner­halb eines Jahres stieg die Zahl der aktiven Projektleiter von 19 auf 50, die Projektanzahl auf 150–200. Weitere Fachbereiche zeigen Interesse und arbeiten bereits in Testumgebungen.

Der LWL sieht Blue Ant heute als zentrale Plattform, um Projekte strategisch auszurichten, Portfolios zu steuern und Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen – ganz ohne Excel-Chaos oder Insellösungen.

Hinweis: Dieser Kundenbericht basiert auf einem Vortrag von Ulrike Griess (LWL) am 18.11.2025.