Starre Prozesse vermeiden, Projektvielfalt unterstützen - Blue Ant im Einsatz bei der HiSolutions AG

Wir sind strukturierter als vorher und wissen vor allem wesentlich besser darüber Bescheid, was wir gerade tun.

HERR RUSTERMEYER - DIRECTOR SYSTEM SECURITY

Wir haben mit Frank Rustemeyer, Director System Security bei der HiSolutions AG, über die Einführung der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant gesprochen.

Welche Position haben Sie bei der HiSolutions AG und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin Director System Security bei der HiSolutions AG und in den Bereichen Information Security, System Security (Netzwerk- und System-Sicherheit, Technologiestudien, Audits) sowie Security Management (Sicherheitskonzepte, IT-Grundschutz) tätig. Zu meinen Spezialgebieten gehören Public-Key-Infrastrukturen und elektronische Signaturen nach dem Signaturgesetz. Als Mitglied der Führungsrunde bin ich zudem für unseren Projektmanagementprozess verantwortlich.

Wie sieht die Projektlandschaft innerhalb der HiSolutions AG aus?

Die Projektlandschaft in unserem Unternehmen variiert sehr. Die über 500 Kundenprojekte, die wir im Jahr in unseren unterschiedlichen Beratungsfeldern – von der Informationssicherheit bis hin zum Krisenmanagement und der IT-Strategie – bearbeiten, reichen von kleinen Ein-Personen-Workshops bis hin zu komplexen Organisationsprojekten mit vielen internen und externen Projektbeteiligten und langen Laufzeiten. Ebenso wie die Projektgröße variieren dabei auch die Projektinhalte – von standardisierten Audits bis hin zu Aufgaben im Rahmen von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, bei denen wir technisches Neuland betreten.

Was war der Grund, eine Projektmanagementsoftware bei der HiSolutions AG einzuführen?

Wir hatten eine Vielzahl an parallelen, zum Teil in den Geschäftsbereichen redundant gewachsenen Excel-Lösungen, die aufwändig von Hand ineinander übertragen wurden. Dabei entstand ein hoher Reporting-Aufwand bei geringer Aktualität. Störungen in Projekten wurden zum Teil erst spät erkannt.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagementsoftware zu nutzen?

Wir haben zehn Hersteller angeschrieben und schließlich fünf zur Präsentation eingeladen. Da ein hoher Teil unserer Anforderungen, wie webbasierte Oberfläche, Nutzbarkeit über VPN, verschiedene Abrechnungsarten für Projekte sowie eine gute Bedienbarkeit abgedeckt wurden, kam die Lösung schließlich mit einer anderen Software ins Endrennen. Weiterhin ausschlaggebend für unsere Entscheidung waren die Produktpräsentation und das Preismodell von Blue Ant.

Wann hat der Blue Ant-Einführungsprozess begonnen?

Wir begannen mit einer Anbieterrecherche im Juli 2010, ebenso mit der Erarbeitung und dem Versand eines Anforderungskatalogs. Auf der Grundlage der Rückläufe haben wir im Oktober zu Produkt-Präsentationen eingeladen. Wir entschieden uns für eine Pilotierungsphase mit Blue Ant über einen Zeitraum von zwei Monaten. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem Piloten haben wir Anfang 2011 die Multi-Projektmanagementsoftware gekauft. Nachdem das Customising von Blue Ant und die Anwenderschulung erfolgreich abgeschlossen wurden, begann für unsere Mitarbeiter im August 2011 die tägliche Arbeit mit Blue Ant.

Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant gestaltet? Gab es Komplikationen? Wie ist die Software bei den Mitarbeitern angekommen?

Insgesamt ist die Software bei unseren Mitarbeitern gut angekommen. Komplikationen gab es anfangs durch Fehler im Reporting, die aber in der Folgeversion behoben werden konnten. Durch die sehr individuelle Schulung, die wir nicht als Produkt-, sondern als Prozessschulung gestaltet haben, war die Einführung relativ reibungslos. Das Feedback der Mitarbeiter war zunächst gemischt, weil Prozesse zum Teil erleichtert, zum Teil zugunsten eines besseren Reportings jedoch auch erschwert wurden. Heute bekommen wir immer wieder mal überraschend positives Feedback, wenn ein Mitarbeiter wieder eine besonders hilfreiche Auswertung oder Ansicht für sich entdeckt.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit verändert?

Wir sind strukturierter als vorher und wissen vor allem wesentlich besser darüber bescheid, was wir gerade tun. So haben wir jetzt dokumentierte Prozesse für die Projektinitialisierung und den Projektabschluss, die wir mit entsprechenden Checklisten im Tool unterstützen. Über den Projektstatus können wir taggenau auswerten, welche Projekte gerade laufen, geplant werden oder abgeschlossen wurden. Mit Hilfe der frei definierbaren Datenbankfelder haben wir für unsere Aktivitäten Artikelnummern hinterlegt, mit denen wir jetzt auch auswerten können, wie sich die Nachfrage nach bestimmten Beratungsleistungen oder -kompetenzen entwickelt.

Wieso könnte Blue Ant Ihrer Meinung nach auch für andere Unternehmen gewinnbringend sein?

Gerade in der Beratungsbranche ist die Projektvielfalt ohne ein geeignetes Tool kaum beherrschbar. Dabei muss das Tool die Prozesse unterstützen und nicht starre Prozesse vorgeben – hier hat sich bei uns gezeigt, dass wir bei Blue Ant große Freiräume im Customizing hatten, die aber alle mit sinnvollen Vorgabewerten besetzt sind. So kann man die Standardkonfiguration ohne großen Aufwand übernehmen, wo sie passt, und Anpassungen für das eigene Unternehmen vornehmen, wo sie sinnvoll erscheinen.

Sie haben am Blue Ant-Forum 2011 teilgenommen. Wie haben Sie den Austausch mit anderen Blue Ant Nutzern empfunden?

Sehr interessant, und ich habe wieder eine neue Funktion entdeckt! Schon mehrfach hatten bei uns Mitarbeiter angeregt, die Reservierungsanforderungen für Mitarbeiter automatisch aus dem Projektplan ableiten zu können. Dass die bei uns eingesetzte Version das bereits kann, habe ich erst im Blue Ant-Forum gelernt.

Was wünschen Sie sich von der weiteren Zusammenarbeit mit proventis?

Die Berücksichtigung von möglichst vielen unserer Anregungen für die Weiterentwicklung, wie z. B. das Auswerten von Umsatzprognosen oder die Integration der Rechnungsstellung ins Projektemenü. Dass wir uns hier bisher auch schon im Rahmen der Future-Trends-Workshops einbringen konnten, empfinde ich als besonders positiv.

Was ist Ihre persönliche Blue-Ant-Lieblingsfunktion?

Das ist schwer zu sagen. Zu meinen Favoriten gehören sicherlich die Abwesenheitsübersicht auf der Startseite, die Ein-Klick-Mahnung für ausstehende Wochenabschlüsse und meine vielen selbstgebastelten Vorlagen für die Controlling-Auslastungen.

Herr Rustemeyer, vielen Dank für das Gespräch!

(Kundenbericht von 2011)