Einführungserfahrungen der Multi-Projektmanagement Software Blue Ant bei teamgnesda, Gnesda Real Estate & Consulting GmbH

Wir haben das Vertrauen, dass Blue Ant auch dann noch unseren Anforderungen gerecht wird, wenn wir international noch weiter verteilt arbeiten werden.

FRAU SCHWARZ - GESCHÄFTSFÜHRERIN, VERANTWORTLICH FÜR BUSINESS DELIVERY, PERSONAL UND IT

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Seit 2013 nutzt das Beratungsunternehmen Blue Ant für die Koordination und Steuerung von Projekten.

Wir haben uns mit Frau Schwarz über Ihre Einführungserfahrungen von Blue Ant und den Nutzen für teamgnesda unterhalten.

Frau Schwarz, bitte nennen Sie uns Ihre genaue Stellenbezeichnung sowie Verantwortlichkeit innerhalb der teamgnesda, Gnesda Real Estate & Consulting GmbH.

Ich bin Geschäftsführerin, verantwortlich für Business Delivery, Personal und IT.

Bitte beschreiben Sie kurz die Leistungen der teamgnesda. Können Sie uns ein Beispiel aus der Praxis nennen, bei dem Leistungen aus dem Hause der teamgnesda zum Einsatz kommen.

teamgnesda begleitet als Unternehmensberater Firmen auf der Reise ins neue Büro. Mit der Entscheidung umzuziehen, kommen weitere komplexe Überlegungen und wichtige Entscheidungen auf unsere Kunden zu. Zum Beispiel wird in Verbindung mit einem Umzug auch sehr oft die Unternehmenskultur und/oder die Arbeitsweise überdacht, verfeinert oder neu definiert. teamgnesda berät und begleitet das ganze (Umzugs-) Projekt mit einem gesamtheitlichen Ansatz:
Wir helfen Unternehmen, das richtige Gebäude zu finden und die richtige Büroform zu definieren und in die Unternehmenskultur zu implementieren.

Dazu beginnen wir meist mit der Analyse des bestehenden Objekts (Kosten, Nutzung, Verträge, etc.) und erfragen die Bedürfnisse des Kunden, z. B. offene Bürostruktur, mehr Kommunikation, Mittelzonen für „Spezialnutzung“ wie zum Beispiel Rückzugsnischen, Besprechungsmöglichkeiten, etc. Mit diesen Informationen können wir Zielobjekte identifizieren und den Kunden bei der Auswahl des richtigen Gebäudes unterstützen.

Der termingerechte Umzug stellt dann meist den (sichtbaren) Höhepunkt und Projektabschluss dar. Das Ziel ist, dass alle Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt an ihren neuen Arbeitsplätzen ankommen und mit der richtigen Vorbereitung sofort wieder produktiv werden können.

Wie kann man die Projektlandschaft innerhalb der teamgnesda beschreiben?

teamgnesda wickelt pro Jahr ca. 70 Beratungsprojekte ab. Die Laufzeit beträgt zwischen wenigen Tagen bis hin zu mehreren Personenjahren. Im Schnitt arbeiten 3 Mitarbeiter in einem Projekt. Im derzeit größten Projekt arbeiten bis zu 15 interne und externe Mitarbeiter.

Was war der Grund, eine Projektmanagement-Software einzuführen?

teamgnesda ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Projektmanagement und Projektcontrolling fanden größtenteils in Excel und anderen, handgemachten Tools statt. Mit Blue Ant ist es gelungen, unsere Listen und Reports in einem Tool zu vereinen.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagement-Software zu nutzen?

Blue Ant ist flexibel auf unsere Bedürfnisse anpassbar. Die Beratung und vor allen Dingen der Support von proventis und unserem Österreichischen Partner WSOP sind unschlagbar und ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber allen anderen Produkten, die wir uns in der Evaluierungsphase angeschaut haben.

Das Reporting in Blue Ant liefert nachvollziehbare und zuverlässige Ergebnisse. Die Nachbearbeitung in Excel und Powerpoint ist nicht notwendig, somit entfällt auch die „Behübschung“ von Ergebnissen.

Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant gestaltet? Gab es Komplikationen?

Nein, keine Komplikationen. Um Risiken zu mindern, haben wir die wichtigsten Reports, wie zum Beispiel Rechnungsausgang oder Vertriebspipeline, für einige Zeit manuell weitergeführt und immer wieder abgeglichen, aber es gab tatsächlich keine Komplikationen.

Das ist ja fast zu schön, um wahr zu sein!

Wir hatten einen kurzen Proof-of- Concept und sind bereits nach 6 Wochen in die  Anwendung gegangen.

Frau Schwarz, wie viele Mitarbeiter arbeiten mit Blue Ant? Und wie arbeiten diese mit der Lösung?

Alle 30 Mitarbeiter von teamgnesda müssen wöchentlich ihre Arbeitszeiten in Blue Ant dokumentieren. Alle Projekte (auch interne) müssen über Blue Ant abgewickelt werden – von der Akquise bis zur Abrechnung. In 2014 werden wir unsere Töchter-Firmen in Deutschland, Polen und der Türkei einbinden.

Zusätzlich werden wir im Laufe des Jahres 2014 die Skilldatenbank und Wissensprofile unserer Mitarbeiter aufbauen, damit wir international den Austausch und Aufbau von unserem Know-how strukturiert umsetzen können.

Wie ist die Software bei den Mitarbeitern angekommen? Was hat Ihnen besonders gut gefallen?

Die Mitarbeiter waren zuerst verhalten, weil der Einsatz von Blue Ant automatisch mehr Transparenz bedeutet. Nach einigen Schulungen und regelmäßiger Information haben die Mitarbeiter den Mehrwert von Blue Ant erkannt und bringen sich mit Verbesserungsvorschlägen in die Weiterentwicklung unserer Blue Ant-Instanz ein.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit verändert?

Seit der Einführung hat die Geschäftsleitung einen besseren Überblick über die Projektlandschaft. Das hilft bei der aktuellen Bewertung, sowie bei der Planung für die kommenden Wochen/Monate/Quartale.

Wie unterstützt Blue Ant die teamgnesda bei den spezifischen Anforderungen im Tagesgeschäft?

100% Unterstützung im Sinne der Projektabwicklung – wir machen nichts anders. Für die interne Planung nutzen wir Blue Ant auch zur Ressourcenplanung. Projekte werden bereits im Status „Akquise“ vom Vertrieb in Blue Ant abgebildet, mit einer anzunehmenden Größe, einem anzunehmenden Umsetzungszeitraum und einer Eintrittswahrscheinlichkeit. So kann sich das Ressourcenmanagement jederzeit einen Überblick über kommende Projekte und die notwendigen Ressourcen verschaffen.

Wie wurde Blue Ant in die bestehende Controlling-Landschaft integriert?

Bei uns bedeutet Controlling zu 99% Projektcontrolling, da wir ausschließlich Projekte verkaufen. Dies findet über Blue Ant statt. Der Rest ist Kostenrechnung bzw. wird durch den Steuerberater erledigt.

Wieso könnte Blue Ant Ihrer Meinung nach auch für andere Unternehmen gewinnbringend sein?

Blue Ant unterstützt methodische Planung der Projekte und ermöglicht dem Management einen raschen und qualifizierten Überblick über alle Geschäftsbereiche. Personal- und Auslastungsplanung wird für alle Mitarbeiter transparent. Die Verfolgung der eigenen Auslastung (wichtig zur Erreichung der individuellen Ziele) ist jedem Mitarbeiter leicht möglich.

Was ist Ihre persönliche Blue Ant-Lieblingsfunktion?

Ich benutze bei jedem Projektreview mit meinen Mitarbeitern am liebsten das Projekt-Cockpit, weil es mir auf einen Blick alle wichtigen Infos eines Projektes liefert. Im täglichen Gebrauch habe ich mir meine Startseite so angepasst, dass ich alle wichtigen Infos (z. B. Urlaubsliste) zur Hand habe.

Gibt es eine bestimmte, vielleicht auch witzige Erfahrung/Situation mit Blue Ant, die Ihnen besonders in Erinnerung geblieben ist?

Ich mochte in früheren Versionen sehr gerne, dass mich die Ameise angeblinzelt hat. Leider ist sie verschwunden. Der blaue Balken ist definitiv kein Ersatz!

Wie sehen Sie die künftige Zusammenarbeit der teamgnesda und proventis?

Ich blicke voller Hoffnung und Freude in die Zukunft mit Blue Ant, proventis und WSOP. Da wir stetig wachsen, werden die Anforderungen an Blue Ant auch größer werden. Wir haben das Vertrauen, dass Blue Ant auch dann noch unseren Anforderungen gerecht wird, wenn wir international noch weiter verteilt arbeiten werden.

Frau Schwarz, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

(Kundenbericht von 2014)