FTI-Andersch AG gut beraten mit Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant

Blue Ant Projektmanagement Software hat uns die größte Schnittmenge an Lösungen angeboten.

MR WEISS - MANAGER MR WUNDER - DIREKTOR

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Wir haben mit Christopher Weiß, Manager, und Peer Wunder, Direktor, über die Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software gesprochen.

Herr Weiß, können Sie Ihren Geschäftsalltag beschreiben?

Ich bin seit etwa drei Jahren bei der Andersch AG, aktuell als Manager. Dementsprechend sind Projekte im Kontext von Unternehmensstrukturierungen mein Tagesgeschäft.

Herr Wunder, betrifft das Projektgeschäft auch Sie?

Ja, denn ich bin selbst stark in Restrukturierungsprojekten eingebunden. Zudem kümmere ich mich um die Themen Controlling und Finanzen und bin außerdem für die Blue Ant-Einführung mitverantwortlich.

Herr Wunder, was ist das Kerngeschäft der Andersch AG?

Die Andersch AG ist eine mittelständische inhabergeführte Beratung. Wir konzentrieren uns dabei auf das, was wir am besten können: auf die Restrukturierung und die Optimierung von Unternehmen.

Die Gründung der Andersch AG war 2012. Damals bestand der Kern aus zehn Kollegen, heute beschäftigen wir 80 Mitarbeiter. Eines unserer Kernprodukte sind Sanierungsgutachten und Leistungen, die damit zu tun haben, unter anderem die Planungsplausibilisierung und die Erstellung der Liquiditätsplanung. Wir bieten auch Beratung in strategischen Fragestellungen und Optionsanalysen an. Neben der Konzeption von Veränderungsprogrammen unterstützen wir Unternehmen auch in der Umsetzungsphase und übernehmen die Verantwortung für den Projekterfolg.

Herr Wunder, wie sieht die Projektlandschaft bei der Andersch AG aus? 

Die klassische Projektdauer variiert stark, je nach Größe des Projekts. Bei großen Unternehmen kann diese zwischen drei und sechs Monaten, mit der Umsetzungsbegleitung sogar zwischen ein und zwei Jahren dauern. Es gibt auch kleinere Projekte, die mit bis zu vier Wochen eher von kurzer Dauer sind.

Unser Geschäft ist getrieben durch die externen Projekte, also das Beratungsgeschäft. Mitarbeiter werden disponiert, das sind bei uns im Durchschnitt vier bis sechs Mitarbeiter pro Projekt, zudem laufen verschiedene Projekte parallel. Diese haben unterschiedliche Laufzeiten, weswegen es für uns wichtig ist, die Übersicht über die Disposition der Kollegen zu bewahren. Sprich: Wer ist auf welches Projekt disponiert und wie lange laufen diese?

Auch bei neuen Projekten müssen wir eine Übersicht behalten, welcher Mitarbeiter wann wieder zur Verfügung steht und inwieweit unsere Kollegen insgesamt ausgelastet sind. 

Herr Wunder, wie sah die Projektlandschaft vor Blue Ant aus?

Wir haben mit Excel-Tabellen gearbeitet. Das ist aufgrund des manuellen Eingreifens fehleranfällig und auch der Dispositionsprozess lief anders ab. Die Kollegen haben gemeldet, inwieweit sie wo disponiert sind. Das wurde dann in der Excel-Datei eingetragen. Mit Blue Ant Projektmanagement Software haben wir einen straff organisierten Prozess eingeführt.

Herr Weiß, warum haben Sie sich für Blue Ant Projektmanagement Software entschieden?

Wir haben uns zunächst die Marktlandschaft der Projektmanagement-Software-Anbieter intensiv angeschaut und eine Shortlist erstellt. Mit diesen Anbietern haben wir Kurzinterviews geführt, bei denen wir durch die Tools geführt wurden. Darauf aufbauend haben wir dann einen Request for Proposal an die Anbieter in der engeren Auswahl geschickt. Hierin hatten wir unsere damaligen IST-Prozesse beschrieben und erklärt, wie unsere Ziellandschaft aussehen soll und was wir von einem Tool erwarten. Blue Ant Projektmanagement Software hat von Beginn an gut gepasst. Zudem haben die Mitarbeiter der proventis GmbH am schnellsten verstanden, wo unsere Schmerzpunkte liegen, wie wir arbeiten und wie wir Projekte sehen. In der Folge haben wir uns dann auf Blue Ant Projektmanagement Software fokussiert. Die Software hat uns die größte Schnittmenge an Lösungen geboten.

 Herr Weiß, wie verlief die Einführung der Projektsoftware?

Die Einführung war sequenziell. Zunächst haben wir die bestehende Zeiterfassung abgelöst. Damit verbunden waren natürlich auch einige Hintergrundprozesse bei uns in der Buchhaltung. Letztlich ging es erst einmal darum, in Blue Ant Projektmanagement Software alle IST-Daten unserer Mitarbeiter zu erfassen. Dann wurde zügig die Zeiterfassung eingeführt. Auch die Schulungen verliefen unkompliziert ab, da Blue Ant Projektmanagement Software grundsätzlich sehr intuitiv und übersichtlich gestaltet ist. Aufwändiger war es, die Schnittstellen zu unserem Buchhaltungsdienstleister herzustellen, da wir eine Software verwenden, die für Blue Ant nicht alltäglich ist.

Herr Wunder, verraten Sie Details zum Thema Zeiterfassung?

Als Beratungsgesellschaft mit Projektmanagement benötigen wir die erfassten Stunden für unsere Bestandsveränderung. Die Stundenbestände müssen entsprechend auch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden – und dafür haben wir eben eine Schnittstelle gebraucht.

Herr Weiß, wie lang war der Einführungszeitraum?

Für die Zeiterfassung haben wir ungefähr acht Wochen gebraucht. Im Sommer hatten wir uns für Blue Ant Projektmanagement Software entschieden, dann wurden alle Vorarbeiten erledigt und der eigentliche „Launch“ war innerhalb von zwei Wochen durchgeführt. In dieser Zeit habe ich mich aber auch intensiv um die Einführung gekümmert. Im zweiten Schritt haben wir innerhalb von vier bis sechs Wochen die bestehenden Excel-Lösungen für die Disposition der Mitarbeiter abgelöst.

Herr Weiß, welche Funktionen nutzen Sie im Blue Ant Projektmanagement Software?

Wir arbeiten viel mit der Zeiterfassung und der Projektplanung. Nebenbei nutzen wir als Bestandteil der Disposition auch den Urlaubskalender und die Abwesenheitsfunktionen. Das gibt uns einen Überblick darüber, wer wann in Schulungen oder Urlauben ist und wann man Mitarbeiter nicht verplanen kann. Darüber hinaus nutzen wir andere Blue Ant-Funktionalitäten bislang nur zu einem geringen Prozentsatz. Das soll sich aber in Zukunft ändern. Wir haben einige interne Projekte und Ideen im Hinterkopf und planen momentan, wie wir diese in Blue Ant Projektmanagement Software abbilden können.

Herr Wunder, welche Funktionalitäten von Blue Ant Projektmanagement Software möchten Sie auch in Zukunft nutzen?

Angedacht ist die Implementierung der Reisekostenabrechnung über Blue Ant. Hier nutzen wir noch eine andere Software, mit der wir auch sehr zufrieden sind. Wir möchten aber dennoch alles auf Blue Ant Projektmanagement Software vereinheitlichen.

Herr Weiß, wie verlief die Einführung im Generellen? Haben Sie Tipps oder Hinweise für andere Unternehmen aus Ihrer Branche?

Das Thema „Umgewöhnung der Mitarbeiter“ in Bezug auf die Zeiterfassung verlief sehr gut. Das liegt daran, dass Blue Ant Projektmanagement Software sehr übersichtlich und intuitiv ist. Ein wenig anders war das bei der Disposition. Hier haben wir den Prozess umgestellt. Klare Verantwortlichkeit ist ebenso wichtig: Vom Auswahlprozess über die direkte Entscheidung bis hin zur Einführung vergeht viel Zeit und es ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Ein Mitarbeiter, der die Verantwortung dafür trägt und die Flexibilität besitzt, diese Arbeitsstunden auf sich zu nehmen, ist auf jeden Fall notwendig. Ansonsten ist der ganze Einführungsprozess vom Aufwand her kaum zu stemmen. Der Teufel steckt im Detail und der Aufwand sollte auch nach der initialen Einführung nicht unterschätzt werden.

Herr Wunder, wie hoch schätzen Sie den Aufwand im laufenden Betrieb mit Blue Ant Projektmanagement Software ein?

Es kommt auf die Unternehmensgröße an. Bei unseren derzeit 80 Mitarbeitern ist der Aufwand handhabbar, die zeitlichen Investitionen sind überschaubar. Wir sind ja im Wachstum, da kommen regelmäßig Mitarbeiter dazu. Außerdem laufen die einzelnen Projekte über mehrere Monate hinweg. Man legt also nicht täglich zehn, sondern einige Projekte im Monat an. Dadurch ist der Aufwand definitiv realistisch in der Umsetzung.

Vielen Dank für das Gespräch!

(Kundenbericht von 2018)