Einführung von Blue Ant Multi-Projektmanagement Software bei der Deutschen Automobil Treuhand GmbH

HERR ENDLEIN
LEITER UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION

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"Mehr Transparenz und Planungssicherheit im Multi-Projektgeschäft - Blue Ant im Einsatz bei der Deutsche Automobil Treuhand GmbH."

Mit Blue Ant hat die Deutsche Automobil Treuhand GmbH (DAT) eine umfassende Projektmanagement-Lösung eingeführt. Dies erfolgte stufenweise zunächst im Bereich „Management Applications“. Dies wurde bewusst so entschieden, da diese Abteilung nicht nur häufig mit externen IT-Lösungen und Dienstleistern arbeitet, sondern weil dort unter anderem ein zentrales Produkt der DAT unter dem Namen „SilverDAT myclaimPRO“ entwickelt wird. Hierbei handelt es sich um eine Kommunikationsplattform für Kunden wie Automobilhersteller, Versicherungen, Autohandelsgruppen, Werkstätten etc. Diese Software hilft den Akteuren bei der Abwicklung ihrer Geschäftsvorfälle wie z. B. Kfz-Schäden oder auch bei der Gebrauchtfahrzeugverwaltung. Die Softwarearchitektur ist gleichzeitig auch die Basis für die neue Version des DAT-Kernprodukts „SilverDAT 3“.

Die Projektleitung für Blue Ant Multi-Projektmanagement Software berichtete von Beginn an direkt an den DAT-Geschäftsführer Produkte, Dr. Thilo Wagner. Während der Pilotphase bestand die Abteilung permanent aus einem internationalen Team von 15 Personen, die für die Steuerung von mehreren externen Dienstleistern verantwortlich waren. Dadurch mussten unterschiedliche Projektgruppen und Projektarten koordiniert werden.

Dies erforderte eine umfangreiche Projektmanagement-Software. Die DAT wollte eine Lösung, mit der komplexe interne und externe Projekte, agile Projekte sowie Dienstleistungsprojekte erfolgreich gesteuert werden können. Transparenz, effiziente Kapazitätsplanung und ein belastbares Reporting gegenüber der Geschäftsleitung bei der Planung neuer Projekte standen ebenfalls im Lastenheft. Die Geschäftsleitung war im Übrigen der Initiator des Systems und hat die Entwicklung von Beginn an forciert.

Vor der Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software wurden Projekte bei der DAT mit unterschiedlichen Systemen gemanagt. Einzelne Bereiche des Unternehmens verwendeten eigene Lösungen – entweder in Form von Freeware oder kostenpflichtiger Standardsoftware. In einem Softwareunternehmen von der Größe der DAT ist eine solche Vorgehensweise nicht ungewöhnlich. Letztlich machten die zusätzlichen Aufgaben, die internationalere Ausrichtung und die Umstrukturierung des Unternehmens im Jahr 2013 eine einheitliche Lösung nötig.

Im Vorlauf testete und evaluierte die Projektleitung verschiedene Anbieter. Im Sommer 2013 begann die halbjährige Pilotphase im Bereich „Management Applications“ für ausgewählte Einzelprojekte. Anfang 2014 entschied sich die DAT für Blue Ant und führte die Software zunächst in diesem Bereich ein.

Zum Start griff sich die Projektleitung aus dem Produktlinienportfolio der DAT drei Bereiche heraus: Fahrzeugbewertung, Reparaturkostenkalkulation und Zentrale Daten. Deren Verantwortliche arbeiten nach wie vor sehr eng zusammen, um das neue System „SilverDAT 3“ zu entwickeln. Von jeder dieser Produktlinien hat die Projektleitung jeweils zwei Verantwortliche bestimmt und ein PMO-Team (Project Management Office) gebildet. Es bestand aus fachlichem und IT-Personal, wobei sich „fachlich“ auf die jeweilige Ausrichtung der Produktlinie bezieht. Gemeinsam mit der Projektleitung wurden Abläufe und Zyklen simuliert und durchgespielt. Sie wurden innerhalb von Workshops mit der proventis GmbH modelliert und Blue Ant schließlich in jeder Produktlinie eingeführt. Anschließend folgten eine Reihe von Schulungsmaßnahmen wie „Train-the-Trainer“ und Kurse für Projektleiter und andere Mitarbeiter.

Bislang hat die DAT bei den Multi-Projektarbeiten sehr gute Erfahrungen gemacht, da sie nun produktlinienübergreifend Mitarbeiterkapazitäten sehr exakt und nachvollziehbar planen kann. Zu den typischen Einsatzszenarien, die durch Blue Ant Projektmanagement Software unterstützt werden, gehören die Planung von Aktivitäten und Ressourcen für ein- und mehrdimensionale Projekte. Erleichterung bringt es auch in Bezug auf die Transparenz gegenüber Kunden bei der Rechnungsstellung für erbrachte Leistungen. Mit Hilfe des Systems ist es bei der Angebotserstellung von neuen Projekten möglich, auf Erfahrungswerte bisheriger Projekte zuzugreifen. Aus dem Reporting von Blue Ant Projektmanagement Software wird schnell ersichtlich, wie ein möglicher Kostenrahmen für künftige, vergleichbare Projekte aussehen kann.

Zwei Projekte seien exemplarisch für den Fortschritt durch Blue Ant Projektmanagement Software genannt:

• Beim ersten handelt es sich um die Weiterentwicklung des bereits genannten Produkts „SilverDAT 3“. Hier werden interne und externe Kapazitäten aus vier unterschiedlichen Produktlinien sowie Tätigkeiten der Geschäftssparte „General Administration“ zusammengeführt und im Rahmen des Projekts gesteuert. Sämtliche To-dos der Produktlinien und des Vertriebs bilden die Kernbausteine des neuen Produkts SilverDAT 3, das die DAT ihren über 18.000 Kunden künftig als Nachfolgeprodukt von SilverDAT II anbieten wird. Die Zeiterfassung für die einzelnen Arbeitspakete sowie die agile Verteilung der Mitarbeiter auf die Arbeitspakete wird über das Tool gesteuert.
• Das zweite Beispiel betrifft die zahlreichen Kundenprojekte auf Basis des Systems SilverDAT myclaimPRO, die über Blue Ant Projektmanagement Software erstellt werden. Hierbei handelt es sich um speziell für Versicherungen, Automobilhersteller oder große Handelsgruppen individuell konfigurierte und weiterentwickelte Produktvarianten des Systems, mit denen u. a. die Abwicklung von Karosserie-, Lack- oder Glasschäden komplett digital bearbeitet und abgewickelt werden kann.

Allgemein erhofft sich die DAT durch Blue Ant Projektsoftware eine weitere Verbesserung beim Multi-Projektmanagement, d. h. eine präzise Planung der Ressourcen bei ihren Kundenprojekten, da Mitarbeiter an mehreren kundenindividuellen Produktvarianten parallel arbeiten und zudem ins Tagesgeschäft eingebunden sind. Die gesamte Planung dieser Kundenprojekte von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung wird durch Blue Ant Projektmanagement Software weiter optimiert.

Häufig mit der Einführung von Projektmanagement-Software einhergehende Probleme bei der Eingabe von Daten, insbesondere der Arbeitszeiten, konnte die DAT erfolgreich lösen. Da die Zeiterfassung bei der DAT ohnehin einer Betriebsvereinbarung unterliegt, hat die DAT gemeinsam mit ihrem Betriebsrat eine einvernehmliche Lösung gefunden, die auf zwei Grundlagen basiert. Erstens der Sensibilisierung der Mitarbeiter, dass die Erfassung der Arbeitszeit nicht der Kontrolle dient, sondern der Messbarkeit von Erfahrungswerten. Diese Werte ermöglichen es der DAT, Transparenz gegenüber ihren Kunden zu zeigen und bei vergleichbaren Projekten daraus zu lernen. Zweitens setzt die DAT auf gesunden Menschenverstand: Alle Aufgaben werden kategorisiert, indem Prozesse vorab intern geklärt und die Mitarbeiter sowie das System danach ausgerichtet werden – und nicht anders herum.

Die Datenvernetzung zwischen verschiedenen Systemen stellte die DAT schließlich vor unterschiedliche Herausforderungen. Eine etwas größere war die Schnittstelle zur Anbindung der Urlaubsplanung der DAT-Mitarbeiter. Über einen gewissen Zeitraum mussten Daten doppelt eingepflegt werden. Ferner musste das Unternehmen sein Ticketsystem sowie die Arbeitszeiterfassung für Nicht-Projekte, die Planung in Release-Zyklen und die Erfassung der weiteren To-dos über ein System ohne Medienbrüche harmonisieren.

Letztendlich sieht man bei der DAT die Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software als Investition in ein professionelles Projektmanagement. „Da wir Transparenz und Planbarkeit unserer Projekte signifikant erhöht haben, ist die Zusicherung von Terminen gegenüber Kunden wesentlich präziser möglich“, erklärt Dr. Thilo Wagner, DAT-Geschäftsführer Produkte. „Dies hängt damit zusammen, dass wir bereits in einem sehr frühen Stadium erkennen können, wann das Projekt voraussichtlich zu seinem Abschluss kommen wird. Damit erhalten wir einen besseren Weit- und Durchblick.“ Als weitere Vorteile macht Dr. Wagner aus, dass die Machbarkeit von weiteren Projekten noch besser erkennbar ist, das Reporting optimiert wurde und relevante Informationen schneller verfügbar sind.

Unternehmen ähnlicher Größe empfiehlt die DAT, sich vor der Einführung eines Multi-Projektmanagement-Systems intensiv intern mit den eigenen Prozessen zu beschäftigen: „Diese müssen aufgezeichnet und erst dann über ein System begleitet werden. Dann kann Multi-Projektmanagement gelingen. Das Unternehmen muss die Abläufe vorgeben und vorleben, das Tool dient der Unterstützung“, resümiert Dr. Wagner.

Ansprechpartnerin

Jana Meyer

Assistentin der Geschäftsführung

Deutsche Automobil Treuhand GmbH

www.dat.de

Jana.Meyer@dat.de

(Kundenbericht von 2016)