Ab in die Schweiz! Projektmanagement Software Blue Ant im Einsatz bei der CEKAtec AG

Ich weiß, wie die Projekte im Budget- sowie im Zeithorizont stehen. Eine starke Verbesserung zu früher!

CHRISTIAN SCHULTHEISS - LEITER ENTWICKLUNG CEKATEC AG

CEKAtec AG in Wattwil Schweiz

Wir haben mit Christian Schultheiss, Leiter Entwicklung, und Claudio Foscan, Gründungsmitglied und Mitarbeiter der Elektronikentwicklung, über die Einführung von Blue Ant gesprochen.

Herr Schultheiss, in welchem Bereich kommt Ihr Unternehmen mit Projekten in Berührung?

Christian Schultheiss: Wir haben in allen Bereichen mit Projekten zu tun. In der Produktion sind es die Aufbereitung von Montagelinien oder das Erlernen neuer Fertigungsverfahren. In der Technik sind es interne Projekte, in denen wir unser Wissen teilen. Und natürlich haben wir Kundenprojekte, in denen ein Kunde eine Dienstleistung erwartet. Die müssen wir planen, damit wir später auch produzieren können. 

Wie viele Projekte bewältigen Sie parallel und mit wie vielen Mitarbeitern?

Christian Schultheiss: In der Technik haben wir aktuell 15 parallellaufende Projekte, in der Produktion sind es sechs. Jeweils sind zwei bis drei Personen involviert, aber natürlich nicht in Vollzeit. Die Mitarbeiter arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig bzw. auch in Linie.

Was hat Sie dazu veranlasst, über die Einführung eines Projektmanagement-Tools nachzudenken?

Christian Schultheiss: Auf den Projektleitern lastete damals die gesamte Budgetverantwortung. Die Planung war aber oft sehr schwierig, weil man an sehr vielen Daten arbeiten musste. In Excel holte man jeweils den Ist-Stand ab, schätzte den Verkauf usw. Das waren mehrere geführte Excel-Dateien, die jeweils in dem aktuellen Monat aktualisiert wurden. Für einen Monat zwischendrin waren wir dann immer blind, weil wir nicht wussten, was jetzt wirklich passiert war. Das sorgte auch für Überraschungen. Ein Tool wurde notwendig, das zuverlässige Daten zu jedem Zeitpunkt liefert. Wir wollten bessere Möglichkeiten für die Projektleiter sowie Transparenz und Übersichtlichkeit erreichen.

Was hat Sie von Blue Ant überzeugt?

Claudio Foscan: Als wir damals die verschiedenen Projektmanagement-Lösungen evaluiert haben, haben wir schnell gemerkt, dass Blue Ant all unseren Anforderungen gerecht wird. Auch, dass Blue Ant per Webbrowser aufgerufen werden kann, hat uns gefallen.

Wie haben Sie die Einführung organisiert? War es sehr aufwändig?

Claudio Foscan:Die Evaluationsphase bis zur Entscheidung dauerte etwa drei bis vier Monate. Drei Personen setzten dann die Testprojekte auf, die wir über ein halbes Jahr laufen ließen, um herauszufinden, ob wir unsere Projekte wie gewünscht umsetzen können. Als wir diese Grundlage geschaffen hatten, haben wir die ersten Projekte nach Blue Ant übertragen. Danach haben wir an den Reports und Rechnungen gefeilt. Es hat uns sicher zwei Jahre beschäftigt, bis wir einen richtig guten Nutzen daraus ziehen konnten.

Christian Schultheiss: Eine richtige Strategie zur Einführung hatten wir damals leider nicht. Wir wollten Blue Ant von Anfang an nutzen, quasi „Learning by Doing“. Doch dann zeigte sich, dass Vieles nicht richtig durchdacht gewesen war. Das führte zu Problemen und löste eine sehr stürmische Phase aus. Die gewünschten Effekte von mehr Transparenz oder Verbesserungen für die Projektleiter blieben erstmal aus. Das hätte man von unserer Seite her besser machen können.

Claudio Foscan, Gründungsmitglied und Mitarbeiter Elektronikentwicklung & Marco Pfister, CEO CEKAtec AG

Wenn Sie einem anderen Kunden einen Ratschlag geben würden, was wäre Ihre Empfehlung bei einer Einführung?

Christian Schultheiss: Definitiv eine Roadmap zu machen und diese dann einzuführen. Man sollte nicht versuchen, alles auf einmal zu erledigen, sondern einzelne Schritte priorisieren. Außerdem sollte man seine früheren Begrifflichkeiten auf Blue Ant abstimmen, damit man alles einheitlich kommentieren kann.

Wenn Sie heute darauf schauen: Wo fühlen Sie sich von Blue Ant besser unterstützt?

Christian Schultheiss: In meiner neuen Funktion als Entwicklungsleiter habe ich ein sehr gutes Gefühl, da ich weiß, wie die Projekte im Budget- sowie im Zeithorizont stehen. Wir können die Ressourcenplanung effizient gestalten. Wir haben keine Unsicherheit. Eine starke Verbesserung zu früher!

Wie haben Sie Support und Beratung durch proventis empfunden?

Claudio Foscan: Sowohl bei den Schulungen für die Anwender als auch bei unseren Support-Anfragen waren wir sehr zufrieden. Wir haben zwar festgestellt, dass die Software- und die Hardware-Welt eine andere Sprache sprechen. Aber wir haben uns gefunden, das war also kein Problem.

Christian Schultheiss: Blue Ant hat sich in den letzten Jahren wirklich immer weiter verbessert. Die neuesten Features kommen uns als Hardware-Entwickler entgegen. Es gibt zwar noch ein, zwei Dinge, die ich gerne in Blue Ant integriert hätte, um nicht auf andere Tools zurückgreifen zu müssen. Aber da stehen wir bereits im Dialog mit proventis.

Vielen Dank für das Gespräch!

(Kundenbericht von 2019)