Blue Ant Projektmanagement Software im Einsatz bei der B A D GmbH

Uns haben die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten, vor allem aber die professionelle Betreuung überzeugt.

ARMIN FIEDLER - LEITER PROJEKTMANAGEMENT OFFICES (PMO)

Wir haben mit Armin Fiedler, Leiter des Projektmanagement Offices bei der B·A·D GmbH, über die Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software gesprochen. 

Herr Fiedler, welche Position bekleiden Sie bei der B·A·D GmbH?

Ich bin als Leiter des Anfang 2018 gegründeten Projektmanagement Offices (PMO) tätig, wobei ich mich bei der B·A·D GmbH bereits seit dem Jahr 2016 damit beschäftige, das Projektmanagement zu professionalisieren.

Herr Fiedler, welche Position bekleiden Sie bei der B·A·D GmbH?

Ich bin als Leiter des Anfang 2018 gegründeten Projektmanagement Offices (PMO) tätig, wobei ich mich bei der B·A·D GmbH bereits seit dem Jahr 2016 damit beschäftige, das Projektmanagement zu professionalisieren.

Was ist das Kerngeschäft der B·A·D GmbH?

Wir unterstützen mit unseren Experten (Arbeitsmediziner, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Berater Gesundheitsmanagement, medizinisches Assistenzpersonal) Unternehmen aller Branchen seit über 40 Jahren europaweit im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie im Gesundheitsmanagement. Unser Kerngeschäft ist also nicht unbedingt Projektmanagement.

Welche Themen werden denn typischerweise projekthaft bei Ihnen bearbeitet?

In meinem Themenbereich handelt es sich ausschließlich um interne Projekte. Sie sollen das Unternehmen so verändern, dass es sich entsprechend zukunftsgerichtet am Markt bewegen kann. Im Moment haben wir 20 laufende Projekte in unserem Portfolio. Den größten Teil machen verschiedene IT-Projekte aus, mit denen unsere Plattform- und Infrastruktur-Services erneuert oder ausgebaut und vorhandene Business-Anwendungen abgelöst oder neu eingeführt werden. Daneben gibt es weitere Projekte, in denen organisatorische Veränderungen umgesetzt werden. Aktuell arbeiten wir zum Beispiel daran, B·A·D als ganzheitlichen Systemanbieter am Markt zu positionieren und damit einhergehend die drei Sparten Medizin, Technik und Gesundheitsmanagement zum Kundennutzen stärker zu verzahnen. 

Zentrale B·A·D GmbH in Bonn

Wie viele Personen arbeiten an Projekten?

Wir beschäftigen etwa 15 interne und externe Projektleiter. Gerade zu Beginn haben wir das externe Know-how geschätzt, setzen mit Fortbildungen und Zertifizierungen aber verstärkt auf den internen Aufbau. An kleineren Themen arbeiten zwei bis drei, an größeren Projekten über 50 Personen. Zwei weitere Mitarbeiter sind im PMO für die Betreuung der Projekte und die Gestaltung des erforderlichen Projektmanagement-Rahmens zuständig. Sie unterstützen bei der Auftragsklärung und Aufplanung, aber natürlich auch bei der Steuerung. Dazu gibt es im PMO Projektleiter, die für große und strategisch wichtige Projekte zur Verfügung stehen und deren Leitung und Management übernehmen.

Welcher Weg führte Sie zu Blue Ant Projektmanagement Software?

In der Vergangenheit verlief unser Projektmanagement ohne klare Strukturen und Vorgaben. Die Projektverantwortlichen haben selbst entschieden, wie sie ihre Projekte planen, dokumentieren und steuern. Da gab es fast alles: lokale Installationen, Projektmanagement-Anwendungen, Excel, Planung im Kopf. Das machte die Arbeit aufwändig und ging auch auf Kosten der Qualität. 2016 wurde dann durch die Geschäftsführung beschlossen, dass sich hier etwas ändern muss. Wichtig war uns bei der Professionalisierung eine einheitliche, transparente Übersicht über unser Projektportfolio. Das kann im Prinzip nur mit einer zentralen Projektmanagement-Software funktionieren. Wir haben uns dann nach verschiedenen Lösungen umgeschaut. 

Warum haben Sie sich für Blue Ant Projektmanagement Software entschieden?

Blue Ant war bereits bei unserer Immobilienabteilung im Einsatz und weckte auch unser Interesse. Letztlich haben uns vor allem die Funktionen und die Konfigurationsmöglichkeiten überzeugt. Auch der Kostenrahmen hat gut gepasst. Besonders wichtig war uns allerdings, dass uns proventis auch bei der Konzeption, der Einführung und dem Rollout des Projektmanagement-Prozesses unterstützen konnte. Unsere Entscheidung ist dann schnell gefallen.

Wie verlief die Einführung der Software?

Das Aufsetzen des Projektmanagement-Prozesses war eigentlich der größte Part, direkt gefolgt von Schulungen und Qualifizierung der potenziellen Projektleiter und Auftraggeber. Dies haben wir mittels Schulungskonzept von proventis gut gelöst. Wir haben zunächst alle Führungskräfte der Zentrale innerhalb eines Tages-Workshops in den Grundlagen geschult: Was heißt überhaupt Projektmanagement, was ist die Rolle eines Auftraggebers und der Projektleiter? Für die angehenden Projektleiter haben wir eine zweitägige methodische und eine nachgelagerte eintägige Tool-Schulung aufgesetzt. Hier wurde das theoretische Wissen nochmal in der Praxis durchgegangen. So haben wir bis heute ungefähr 80 Mitarbeiter in ihren verschiedenen Rollen geschult. Die Einrichtung der Software war dagegen wirklich schnell erledigt.

Wie bewerten Sie heute die Nutzungsdurchdringung und die Planqualität der Projekte?

Als wir mit dem Projektmanagement anfingen, konnten wir maximal einen halbwegs validen IST-Fertigstellungsgrad reporten. Heute haben alle Projekte im Portfolio einen Projektplan mit dem eine valide Aussage über den Plan- und IST-Fertigstellungsgrad möglich ist. Und wir haben Meilensteine, die wir checken können. So können wir immer adäquat reagieren.

Was haben Sie sich künftig im Themenfeld Projektmanagement vorgenommen?

Das Ressourcenmanagement steht hier stark im Fokus. Wir beginnen gerade damit, auf realistische Zeiträume die Planarbeit belastbar zu erfassen. Perspektivisch möchten wir gerne auch die IST-Arbeitszeiterfassung über Blue Ant Projektmanagement Software abwickeln, um dort sicherzustellen, dass die Leistung erbracht wird, die eingeplant wurde. Langfristiges Ziel ist zudem die Integration der IST-Kosten aus unserem SAP-System in Blue Ant, damit wir alle relevanten Daten für die Projektsteuerung in einem System zur Verfügung stellen.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Fiedler!

(Kundenbericht von 2019)