Die ANLEI-Service GmbH managt ihre Projekte mit der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant

In Blue Ant erhalten wir die relevanten Projekt-informationen auf Knopfdruck.

FRAU KOTHE - BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE ANGESTELLTE

Der LWV unterstützt als überörtlicher Träger der Sozialhilfe behinderte und kranke Menschen in sozialer und materieller Not, in voll- und teilstationären Einrichtungen sowie im Betreuten Wohnen.
Weitere Aufgaben liegen unter anderem in der Integration schwer behinderter Menschen im Beruf und der Kriegsopferfürsorge. Mit mehr als 10.000 Mitarbeitern ist das Unternehmen größter Krankenhausträger in Hessen.

Wir haben mit Rebekka Kothe, betriebswirtschaftliche Angestellte bei der ANLEI-Service GmbH, über die Einführung von Blue Ant gesprochen.

Frau Kothe, welche Position bekleiden Sie bei der ANLEI-Service GmbH?

Ich bin betriebswirtschaftliche Angestellte und beschäftige mich mit dem Projektmanagement und -controlling, im juristischen Bereich mit Verträgen und Rechtsfragen und zudem mit aktuellen IT-Trends. Mein Einsatzbereich ist demnach relativ breit gefächert.

Wie sieht die Projektlandschaft bei der ANLEI-Service GmbH bzw. im LWV aus?

Bei uns laufen fast ausschließlich IT-Projekte. Grundsätzlich planen wir nach dem V-Modell. Ähnlich dem Wasserfallmodell organisiert es den Software-Entwicklungsprozess in Phasen. Dieses Modell des Bundes wurde für den LWV Hessen angepasst.

Im Prinzip werden bei uns fast alle Maßnahmen als Projekte gesteuert, auch wenn nicht immer alle Phasen des V-Modells strikt abgearbeitet werden. Es handelt sich hierbei oft um Entwicklungsprojekte und Projekte für unsere Kunden. Darüber hinaus planen wir interne Betriebsprojekte. Diese erfassen wir ebenfalls und bilden sie in Blue Ant ab. So wird die komplette Zeiterfassung übersichtlicher. Da wir bei der Ressourcenzuordnung zu Projekten sowohl die klassischen als auch die Betriebsprojekte im Blick haben, wird eine Überlastung der Mitarbeitenden ausgeschlossen.

Wie sah die Projektlandschaft vor Blue Ant aus?

Vorher haben wir unsere Projekte unter Verwendung mehrerer DV-Verfahren gesteuert. Wir haben eine vom LWV selbstentwickelte Anwendung für die Zeiterfassung, MS Project, MS Excel und unsere interne Laufwerkstruktur, in der alle Dokumente abgelegt worden sind, eingesetzt. Dies alles wird nun in Blue Ant überführt und zentralisiert. Das gilt auch für die Zeiterfassung und die Projektplanung, was eine große Erleichterung für unsere Projektleitungen hinsichtlich des Erfassungs- und Planungsaufwands bedeutet.

Wie verlief die Einführung der Software?

2016 haben wir uns einen Überblick über die aktuellen Anbieter von Multi-Projektmanagement-Software verschafft. 2017 folgte dann eine öffentliche Ausschreibung für den LWV, da dort Blue Ant nach Abschluss der Testphase in der ANLEI-Service GmbH ebenfalls eingesetzt werden soll. Den Zuschlag erhielt die proventis GmbH.

Anschließend wurden zunächst drei eintägige und sehr konstruktive Workshops durchgeführt, in denen gemeinsam mit proventis geplant wurde, wie Blue Ant an die Bedürfnisse der ANLEI-Service GmbH bzw. des LWV angepasst werden muss. Dann begann die Testphase innerhalb der ANLEI-Service GmbH anhand eines Beispielprojekts. Die dort eingebundenen Mitarbeitenden haben ihre Erfahrungen und Probleme im Umgang mit Blue Ant geteilt. Letztlich folgte die Anpassung von Blue Ant an unser Unternehmen und die Erstellung einer Vorlage zur Abbildung des V-Modells. Aktuell befinden wir uns in der Phase, in der wir Blue Ant neben der ANLEI-Service GmbH auch im LWV einführen möchten. Dort wird Blue Ant zunächst nur im Fachbereich Datenverarbeitung eingesetzt. Aufgrund der längeren Testphase und der Notwendigkeit weiterer Anpassungen von Blue Ant hat der bisherige Prozess etwa 1,5 Jahre gedauert.

Sobald das offizielle Beteiligungsverfahren mit dem Gesamtpersonalrat des LWV abgeschlossen ist, sollen Schulungen für alle Anwender/innen des LWV sowie der ANLEI-Service GmbH durchgeführt werden.

Wie kommt Blue Ant bei der ANLEI-Service GmbH bzw. beim LWV zum Einsatz?

In Blue Ant sollen sämtliche Projektdetails sowie die im Rahmen von Projekten geleisteten Aufwände der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfasst werden. Parallel zum Projektmanagement wird auch das Projektcontrolling einen wichtigen Bestandteil des Blue Ant-Einsatzes darstellen. Zur Unterstützung einer realistischen Zeitplanung werden darüber hinaus Abwesenheiten erfasst. Wir haben uns von proventis außerdem drei BIRT-Berichte erstellen lassen, mit denen die Abrechnung gegenüber den Kunden des LWV dokumentiert werden kann. Die grundsätzliche Kosten- und Urlaubsplanung erfolgt jedoch nicht in Blue Ant, sondern weiterhin mithilfe unserer Standardverfahren.

In Blue Ant erhalten wir die relevanten Projektinformationen auf Knopfdruck. Für uns stellt dies einen Riesenvorteil dar. Außerdem hilft Blue Ant bei der Beschleunigung der Verfahren für alle Beteiligten. Wir hoffen, dass sich der Aufwand so deutlich reduziert.

Welche Systeme laufen bei der ANLEI-Service GmbH bzw. im LWV im Hintergrund und welche Schnittstellen waren erforderlich?

Wir überlegen gerade, wie wir Blue Ant mit JIRA und Confluence verknüpfen können. Eine Möglichkeit wäre zum Beispiel, Tickets weiterhin in JIRA zu erfassen und dann zu Blue Ant zu übertragen. Momentan ermitteln wir außerdem, wie projektbezogene Dokumente in Confluence angelegt und über einen Link den jeweiligen Phasen in einem Blue Ant-Projekt zugeordnet werden können.

Wie verlief die Zusammenarbeit mit proventis?

Gerade zu Beginn und im Rahmen der Anpassung von Blue Ant herrschte ein reger Austausch. Das hat von Anfang an sehr gut funktioniert! Wir haben gemeinsame Workshops durchgeführt. proventis hat für uns die Rechteeinstellungen angepasst und eine Vorlage für das V-Modell hinterlegt.

Wenn Testanwender/innen Fragen oder Probleme hatten, wurden diese direkt an proventis weitergeleitet. Hervorzuheben ist auch hier die schnelle Beantwortung. Sobald das Beteiligungsverfahren abgeschlossen ist, sind weitere Workshops geplant.

Frau Kothe, wie schätzen Sie den administrativen Aufwand nach der Einführung von Blue Ant ein?

Ich hoffe natürlich auf einen möglichst geringen Aufwand. Den technischen Support kann ich gerade noch nicht so gut einschätzen. Es wurden von Anwenderseite bereits einige Fragen gestellt, die ich teilweise selbst beantworten konnte, teilweise aber an proventis weiterleiten musste. Ich glaube, wenn die Anwender/innen erste Erfahrungen gesammelt und ihr Umgang mit Blue Ant sicherer geworden ist, wird der Aufwand von Seiten der proventis im laufenden Betrieb klein sein. Positiv ist, dass der Schulungs- und Anpassungsaufwand voraussichtlich einmalig sein wird, da sich die erstellte Vorlage nicht ständig ändern wird. Ich denke, ein paar Wochen Aufwand müssen noch eingeplant werden, aber ich bin mir sicher, dass sich dieser künftig reduzieren wird.

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Kothe!

(Kundenbericht von 2018)