Effizientes Projektmanagement bei der achelos GmbH: Einblicke aus der Praxis

»Blue Ant punktete mit einer klaren Benutzeroberfläche und einer Vielzahl von Funktionen, die uns schnell überzeugt haben…«

achelos GmbH, Paderborn

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Die achelos GmbH, ein Systemhaus für Cybersicherheit und digitales Identitätsmanagement aus Paderborn, betreut mit rund 80 Mitarbeitern etwa 47 Projekte gleichzeitig. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, setzt das Unternehmen auf Blue Ant als Projektmanagement-Software. In diesem Interview berichtet Adriana Pöppel, Corporate IT-Managerin bei achelos, über die Auswahl, Einführung und Nutzung der Software sowie über die gewonnenen Erfahrungen und zukünftigen Pläne im Bereich Projektmanagement.

Herzlich willkommen, Frau Pöppel, und vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Gespräch nehmen. Bevor wir in das Thema Projektmanagement und Blue Ant einsteigen, könnten Sie sich und Ihr Unternehmen, die achelos GmbH, kurz vorstellen?

Sehr gerne. Die achelos GmbH ist ein Systemhaus für Cybersicherheit und digitales Identitätsmanagement aus Paderborn. Wir machen Unternehmen und ihre Produkte sicherer, indem wir für sichere IT-Systeme und Komponenten sorgen sowie den gesamten Entwicklungsprozess mit unserer Security-Kompetenz unterstützen. Unsere Kunden kommen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Industrie, öffentlicher Sektor und digitale Zahlung. Wir haben ein breites Portfolio und viele Kundenprojekte, die wir parallel managen. Ich bin Corporate IT-Managerin, oder wie ich es oft nenne: das „Mädchen für alles“ in Bezug auf Methoden, Prozesse und Tools. In meiner Rolle kümmere ich mich um die Administration von Blue Ant und die IT-Angelegenheiten im Allgemeinen.

Sie sind also quasi das PMO Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiter hat achelos und wie viele Projekte laufen parallel?

Wir haben rund 80 Mitarbeiter, wobei die meisten in Kundenprojekten arbeiten. Momentan laufen etwa 47 Projekte parallel. Die Größe der Projekte variiert stark – einige sind langfristig und binden mehrere Ressourcen, während andere kleiner und schneller ablaufen.

Was war der Auslöser, dass Sie nach einer Projektmanagement-Software gesucht haben?

Der größte Pain Point war das fehlende Ressourcenmanagement. Projektpläne wurden in separaten Dateien erstellt, die hin- und hergeschickt wurden, und die Ressourcenverwaltung war oft nur in den Köpfen der Manager. Das war auf Dauer nicht skalierbar, besonders nicht für ein wachsendes Unternehmen.

Welche Funktionen oder Eigenschaften von Blue Ant haben Sie letztlich überzeugt?

Für uns war entscheidend, dass die Software on-premise läuft, da wir in einem sicherheitskritischen Bereich tätig sind. Blue Ant punktete mit einer klaren Benutzeroberfläche und einer Vielzahl von Funktionen, die uns schnell überzeugt haben, wie das Ressourcenmanagement und die Projektplanung. Nach den ersten Präsentationen hatten wir ein gutes Gefühl, dass dies das richtige Tool für uns ist.

Wie verlief die Einführung? Gab es besondere Herausforderungen?

Wir haben mit einer kurzen Pilotphase begonnen, aber die Kollegen hatten zu wenig Zeit, um sich damit richtig zu befassen. Dank der Verlängerung der Testphase und zusätzlicher Schulungen konnten wir dann richtig durchstarten. Wir haben intern How-to-Videos erstellt und Schulungen angeboten, um den Einstieg zu erleichtern. Ein fließender Übergang, bei dem neue Projekte direkt in Blue Ant gestartet und alte Projekte im alten System beendet wurden, war für uns der richtige Weg.

Welche Funktionen nutzen Sie heute am meisten?

Die agile und klassische Projektplanung sowie das Ressourcenmanagement sind für uns zentral. Momentan konzentrieren wir uns stärker auf das Reporting, da das Management zunehmend selbst auf die Daten zugreifen möchte. Ich zeige den Kollegen gerade, wie sie Key Figures nutzen können, um sich die Informationen direkt aus dem System zu ziehen.

Wie hat sich die Zeiterfassung entwickelt? Oft sind die Datenpflege und Zeiterfassung bei Kunden ein Knackpunkt.

Insgesamt läuft die Zeiterfassung gut. Die Mitarbeiter buchen ihre Zeiten und Abwesenheiten zuverlässig. Seit wir die Überstundenkonten aktiviert haben, sind die Kollegen auch motivierter, ihre Buchungen tagesaktuell zu halten, da sie den Status ihrer Stundenkonten einsehen können. Eine kleine zusätzliche Motivation war, dass das Controlling Eis spendiert, wenn die Zeiterfassung rechtzeitig und vollständig ist.

Kreative Anreize können manchmal Wunder wirken! Welche Pläne haben Sie für die Zukunft mit Blue Ant?

Wir wollen den Bereich Portfoliomanagement stärker nutzen, was bisher noch nicht ganz umgesetzt wurde. Langfristig wollen wir auch mehr Automatisierung einführen, zum Beispiel durch die Integration von Blue Ant mit anderen Tools wie CRM-Systemen. So könnten neue Projekte automatisch in Blue Ant angelegt werden, sobald sie in anderen Systemen einen bestimmten Status erreichen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Support und der Beratung von Blue Ant?

Der Support ist wirklich ausgezeichnet. Wenn ich mal eine Funktion nicht finde oder eine spezielle Anforderung habe, ist der Support schnell und lösungsorientiert. Selbst bei komplexeren Anforderungen arbeiten wir gemeinsam an einer Lösung. Falls eine Funktion tatsächlich nicht verfügbar ist, wird sie manchmal sogar als mögliches Feature für zukünftige Versionen vorgemerkt.

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Pöppel. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg mit Blue Ant!

(Kundenbericht von 2024)