Die digitale Behörde

Die Digitalisierung von Prozessen und regulatorische Anforderungen bestimmen das Spannungsfeld von öffentlichen Einrichtungen und Behörden und stellen diese vor tägliche Herausforderungen. Organisationen müssen diese Themen in einer ausgewogenen Balance erfolgreich umsetzen. Mit beschränkten Ressourcen und beschränkten Finanzmitteln.

Norman Frischmuth, Geschäftsführer der Hypergene GmbH und PM-Experte, gibt kontinuierlich Webinare für öffentliche Einrichtungen und Behörden. Folgende Aussagen kommen von den Teilnehmern/innen und beschreiben die Hürden in der Branche:

Einforderungen von Ressourcen
Sehr viele Projekte und keine Prio
Viele Projekte gleichzeitig
Implementierung von Projektmanagement
Regeltätigkeit vs. Projektarbeit
Gestresste MA
Keine Einsicht, dass nicht alle Projekte gleichzeitig laufen können
Schwer lösbare Vorgaben
Begrenztes Budget / Ressourcen
Hohe Bürokratie im PM
Veränderungen im Projektauftrag
Recruiting
Wissen im Team (halten)

Ihr Ziel: Ein effizientes Multi-Projektmanagement

Strategische + politische Ziele werden mit Hilfe von Portfoliomanagement in Einklang mit den operativen Projekten gebracht. Die Jahresplanung der strategischen Fachthemen entlang konkreter Maßnahmen wird unterstützt. Die IT und die Fachbereiche stellen gemäß ihrer Verfügbarkeiten und der benötigten Skills Ressourcen für die wichtigen Projekte zur Verfügung. Dies geschieht abgestimmt mit den Fachbereichen und wird dokumentiert, so dass zukünftige Engpässe vermieden werden können.

Klar strukturierte Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse steigern die Effizienz aller Projekte und vermeiden Reibungsverluste bei allen Beteiligten.

Auch gesetzliche Rahmenbedingungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Dies löst in der Regel ebenso Maßnahmen aus. Umso wichtiger ist es, alle anstehenden Maßnahmen und Projekte innerhalb eines Abwägungsprozesses zu beleuchten und zu priorisieren. Das Ziel muss sein, den Entscheidern Fakten an die Hand zu geben, mit deren Hilfe widersprüchliche Entscheidungen vermieden werden. Das schont die Auslastung der Projektressourcen. Entscheidungen können über die Verteilung von Ressourcen und Budget auf Grundlage einer starke Faktenlage getroffen werden.

Blue Ant bringt Ihrer öffentlichen Einrichtung oder Behörde mehr Fakten für Entscheidungen und Argumentationen

Eine Herausforderung liegt in der Vielfalt und Vielfältigkeit von Projekten. Dabei spielen Projektwürdigkeitsprüfung und die Priorisierung von Projekten eine wichtige Rolle. Regulatorische Projekte, die terminlich und teilweise auch inhaltlich vorgegeben sind, verringern den Handlungsspielraum aller Projekte. Umso wichtiger ist es, alle Projekte zu priorisieren, um Ressourcen und Budgets strategisch sinnvoll verteilen zu können.

Auch die Ressourcennutzung und insbesondere die Balance zwischen Linien- und Projektkapazitäten ist elementar. Ziel muss es sein, einen Überblick bezüglich der Verfügbarkeit und Bedarfe von Ressourcen zu erhalten. Nur so lassen sich strategische Langzeit- und Mittelfristplanungen der Portfolios umsetzen.

Wie unterstützt Sie Blue Ant?

Blue Ant bietet einen frei konfigurierbaren Projektlebenszyklus direkt als Workflow an. Für jede Projektkategorie oder Projektart können Sie unterschiedliche Entwicklungsgradmodelle oder Reifegradmodelle abbilden: Von der Projektidee über die Projektwürdigung, Priorisierung, Klärung, Planung, Umsetzung bis hin zur Inbetriebnahme ist alles in Blue Ant möglich. Unterschiedliche Akteure können hierbei in einem Vier- oder Mehraugenprinzip integriert werden.
Die Flexibilität von Blue Ant im Hinblick auf freie Felder und freie Masken, die Sie selbst definieren können, ermöglichen das Abbilden von komplexen Scoring-Modellen und das Einbinden des Scorings in alle relevanten Auswertungen und Übersichten von Blue Ant.
Das Ressourcenmanagement von Blue Ant unterstützt Sie bei der Suche nach passenden Ressourcen, bei Anfrage- und Genehmigungsprozessen von Mitarbeitern, bei der Teamplanung sowie bei der Simulation von Auslastungsszenarien im Portfolio.