»Unsere Mitarbeiter profitieren seit dem Einsatz von Blue Ant von einer verstärkten Transparenz.«
Die FDTVG- eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Axel Springer AG - bietet Technologielösungen in den Bereichen Elektronische Programmführung, fortschrittliche Navigation in digitalen Inhalten, bis hin zu zukunftsweisenden Anwendungen für personalisiertes Fernsehen an. Zentrales Element im Produktportfolio von FDTVG sind die hochwertigen redaktionellen Inhalte und Programmdaten aus dem Haus der Axel Springer AG, Europas größtem Verlagshaus. FDTVG unterstützt Gerätehersteller und Netzbetreiber, diese Inhalte für digitale Angebote maßgeschneidert zu nutzen.
50 Mitarbeiter der FUNKE Digital TV Guide GmbH (FDTVG) nutzen Blue Ant an den Standorten in Berlin, den USA, Norwegen, der Schweiz und Frankreich als ASP-System zur Unterstützung ihres Multi-Projektmanagements. Wir haben mit Heiko Ahrens, Projektleiter und verantwortlich für die Einführung von Blue Ant, gesprochen.
Herr Ahrens, bitte nennen Sie uns Ihre genaue Stellenbezeichnung und gehen Sie kurz auf Ihre Verantwortlichkeiten innerhalb der Funke Digital TV Guide GmbH (FDTVG) ein?
Ich bin zurzeit gleichermaßen als Projekt- und Sales-Manager bei der FDTVG tätig. Zu meinen Aufgaben gehören die Abwicklung unserer Projekte sowie der Vertrieb der in unserem Haus entwickelten Lösungen. Projektübergreifende Tätigkeiten wie das Controlling fallen für einzelne Projekte ebenfalls in meinen Aufgabenbereich.
Wie würden Sie die Projektlandschaft bei der FDTVG beschreiben?
Mit Hauptsitz in Berlin, besteht die FDTVG aus einer Gruppe erfahrener Digital-Videoingenieure und Softwarearchitekten sowie führenden Fachleuten im Bereich New Media, Marketing und Werbung. Das Berliner Team wird vervollständigt durch eine wachsende Gruppe virtueller Büros weltweit wie beispielsweise in Paris, Oslo, Hamburg, Zürich und Pasadena (Kalifornien). Außerhalb des FDTVG-Kernteams greift die Organisation auf vorhandene Ressourcen anderer Teile der Axel Springer Organisation, inklusive die der "Digital Media Program Data Group" in Hamburg, der Axel Springer Digital TV Produktion in Berlin sowie die Werbeverkaufsexpertise der Axel Springer Media Impact, zurück. Ergänzend zu diesen internen Ressourcen nutzt die FDTVG ein weitreichendes Netzwerk sowie externe Partner.
Wie sieht ein typischer Projektablauf innerhalb der FDTVG aus?
Nachdem ein Projekt einmal aufgesetzt wurde, gibt es meist keine Verwerfung mehr. Das liegt daran, dass dem Aufsetzen der Projekte ein Prozess vorgeschaltet ist. So wird die Idee zur Umsetzung eines Projektes in unserem Haus schriftlich verfasst und von unterschiedlichen Personen aus dem technischen Bereich sowie aus dem Produktmanagement begutachtet und bewertet. Geht aus diesem Prozess die Entscheidung hervor, dass das Projekt umgesetzt werden soll, folgt im Anschluss die Antragstellung. Im Projektantrag wird detailliert beschrieben, welche Ressourcen benötigt werden, welcher Projektzeitraum veranschlagt wird und welcher Kostenrahmen vorgesehen ist. Wird der Projektantrag vom Management genehmigt, kann das Projekt aufgesetzt werden. Eine Projekt-Verwerfung ist nicht mehr möglich. Die Informationen liegen vor und das Projekt wird abgearbeitet. Dem Projektleiter selbst wird lediglich die steuernde Funktion im Projekt zuteil. Der Rest wurde durch die „Gesamtprojektbeauftragten“ bereits festgelegt.
Welche Anforderung bestehen an das Ressourcenmanagement in der FDTVG?
Es bestehen hohe Ansprüche an das Ressourcenmanagement in unserem Haus. Unsere Mitarbeiter sind zum größten Teil in mehreren Projekten gleichzeitig tätig. Gerade hier ist es sehr wichtig zu wissen, wann und mit welcher Kapazität dieser Mitarbeiter wieder verplanbar ist. Zudem arbeiten wir regelmäßig mit externen Partnern zusammen und benötigen einen Ressourcenabgleich. Unsere dezentrale Aufstellung bringt es mit sich, dass wir aufgrund der verschiedenen Zeitzonen nicht immer direkt in Kontakt treten können.
Wir haben vereinbart, dass die Projektfortschritte einmal in der Woche gemeldet werden. Wenn der Mitarbeiter direkt Zugang zum Blue-Ant-System hat, stellt er ihn auch selbst ein. Bei den Externen ist insbesondere der Projektleiter dafür zuständig, den Fortschritt dieser Mitarbeiter, sofern sie keinen eigenen Zugang haben, einzufordern und in das System einzustellen.
Dann kann es also nur noch zu Problemen bezüglich Terminen, Ressourcen und technischen Herausforderungen kommen?
Ja genau. Dafür ist dann der Projektleiter verantwortlich, der diese Informationen ins System einpflegt. In den monatlichen Managementmeetings werden alle Projekte in Kurzform durch den „Gesamtprojektbeauftragten“ vorgetragen und ausgewertet. So wird zum Beispiel der Projektstatus bezogen auf Zeit und Fortschritt betrachtet.
Für die Beantwortung sehr detaillierter Fragen wird der Projektleiter zum Meeting eingeladen, um sein Projekt genauer zu beschreiben. Eventuell aufgetretene Probleme, die kostenseitig oder technologisch bedingt sein können, werden direkt in diesen Meetings besprochen und geklärt.
Was Sie eben beschrieben haben, ist ja der Status Quo heute. Vor der Einführung von Blue Ant gab es jedoch auch schon Know-how. Warum wurde eine Projektmanagementlösung eingeführt? Was waren die Auslöser?
Zunächst einmal haben wir festgestellt, dass die Mitarbeiter in unserem Unternehmen verschiedenste Vorstellungen darüber hatten, was der Begriff „Projektmanagement“ für sie beinhaltet. Es war daher wichtig, eine gemeinsame Grundlage, eine gemeinsame Sprache, zu schaffen. Sowohl unsere Mitarbeiter als auch das Management wünschten sich eine Transparenz, die aussagt, wer in welchem Projekt tätig ist, in welchem Status sich das Projekt befindet und wie mit den im Projekt gewonnen Informationen etwas für die Zukunft gelernt werden kann. Um diese Transparenz zu schaffen, haben wir uns entschieden, eine Projektmanagementlösung als Werkzeug einzusetzen.
Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant dargestellt?
Ausgangspunkt für die Auswahl und Einführung einer Projektmanagementlösung war zunächst ein zweitägiger Workshop. Der Workshop galt unter anderem der Klärung von Fachbegriffen im Projektmanagement. Anhand von praxisbezogenen Beispielen wurde zudem die Frage beantwortet, was für unser Unternehmen wichtig ist. Es gab also einen theoretischen Teil und einen praxisbezogenen Teil, um das im theoretischen Teil Erlernte im praktischen Teil gleich auszuprobieren. Hinzugezogen haben wir Kollegen aus Hamburg, mit denen wir gemeinsame Projekte abwickeln. Anschließend entschieden wir gemeinsam mit dem Management, welche Daten relevant sind und erfasst werden müssen. In diesem Kreis wurde auch festgelegt, wie wir die Daten auswerten wollen. Diesem Prozess schloß sich die Suche nach einem geeigneten Tool an, mit dem wir unsere Anforderungen erfüllen konnten. Es sollte eine Lösung sein, mit der unsere Mitarbeiter weniger Arbeit haben und eine doppelte Erfassung von Daten vermieden werden kann. So sind wir dann zu Blue Ant gekommen.
Was waren die Pro’s sich mit Blue Ant und damit mit einer webbasierten und einheitlichen PM-Lösung zu beschäftigen?
Das Wort „webbasiert“ war hier das Stichwort. Durch unsere verschiedenen Standorte und vielen externen Mitarbeitern war das ein Vorteil, den wir nutzen wollten. Jeder sollte direkt seine Arbeitszeit und seine Fortschritte erfassen können. Excel und MS-Project ermöglichen dies nicht. Desweiteren war es wichtig, dass die Mitarbeiter nur die Projektinformationen sehen, die sie auch wirklich benötigen. Durch das Rechtemanagement mit Blue Ant konnten wir dem Benutzer ein zugeschnittenes Interface bieten, das die Überlagerung mit zu vielen Informationen verhindert.
Wie haben Sie Ihre Projekte vorher gemanagt?
Vor der Einführung von Blue Ant nutzte jeder sein eigenes Tool. Da gab es die Excel- oder die MS-Project-Variante sowie einige Open-Source-Lösungen. Eine Vergleichbarkeit war damit nicht gegeben. Jedem Projektleiter war es selbst überlassen, welches Tool er nutzt und ob er seinen Projektfortschritt erfasst oder nicht. Die Nutzung verschiedener Lösungen resultierte meist leider in Verzögerungen bei der Einhaltung von Fertigstellungsterminen.
Wie viele Projekte laufen in Ihrem Unternehmen parallel?
Wir haben zurzeit zehn Projekte, die gleichzeitig laufen. Vor dem erwähnten Workshop hatten wir gefühlsmäßig die doppelte Anzahl an Projekten. Diese Zahl wurde kleiner, nachdem wir uns fragten: „Was ist eigentlich ein Projekt?“, „Sind alle Projekte noch aktiv?“, etc.. Die meisten waren tatsächlich gar nicht mehr aktiv, sodass die Anzahl der Projekte erheblich zusammengeschrumpft ist.
Bei Blue Ant handelt es sich um ein umfassendes Werkzeug. Mit wie vielen Mitarbeitern arbeiten Sie momentan und welche der Funktionalitäten nutzen Sie bereits?
Zurzeit arbeiten 50 Mitarbeiter mit dem System. Wir nutzen es zur Arbeitszeit- und Fortschrittserfassung. Die externen Mitarbeiter pflegen ihre Stundennachweise im System und stellen auf dieser Basis ihre monatliche Rechnung. Die lässt sich einfach als Attachment an eine E-Mail anhängen. Zudem nutzen wir die Auswertungen die Blue Ant bietet wie beispielsweise die Gesamtübersicht über alle Projekte und deren Status. Wir setzen sämtliche Projektplanungen mit Hilfe dieses Tools um. Alle Projektpläne werden in Blue Ant angelegt und im Anschluss gepflegt.
Blue Ant bietet noch viele andere Funktionen. Werden diese zukünftig auch genutzt?
Ja, wir werden schrittweise alle weiteren Funktionen einführen. In diesem Jahr ist zum Beispiel die Integration des Wissensmanagements von Blue Ant geplant. Zudem werden wir die Kostensätze im System hinterlegen, um eine aussagekräftige Budgetplanung durchführen zu können.
Die Einforderung der Fortschritts- und Zeiterfassung unserer Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen stellt bereits eine Herausforderung dar, hat aber oberste Priorität für uns. Erst wenn wir das etabliert haben, werden wir weitere Informationen erfassen.
Wie war die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich der Einführung von Blue Ant?
Wenn man einen Prozess ändert oder ein neues Tool einführt, gibt es anfangs oft eine gewisse Skepsis. So hatten auch unsere Mitarbeiter Widerstände bei der Einführung einer neuen Software. Am Anfang haben wir die Mitarbeiter auf das System geschult und ihnen gezeigt, was mit den Daten passiert und ihnen vermittelt, wie Blue Ant genutzt werden soll. Die Transparenz in den Projekten wurde für die Mitarbeiter bereits während der Schulung deutlich und schaffte erste Akzeptanz. Zudem haben wir, wie bereits erwähnt, viele externe Mitarbeiter, die - als Basis für ihre Rechnungserstellung - Stunden erfassen müssen. Der Stundennachweis „per Knopfdruck“ schaffte ebenfalls Akzeptanz, weil dieser Vorgang mit Blue Ant einfacher ist. Wir haben versucht, unseren Mitarbeitern weitere Vorteile durch das eingeführte System deutlich zu machen. So werden geleistete Überstunden im System einfach sichtbar und können ausgeglichen werden. Wir haben zudem einen finanziellen Anreiz geschaffen, indem wir die Nutzung von Blue Ant in unsere Bonusregelung integrierten. So hängt unsere Bonuszahlung, neben vielen weiteren Faktoren, auch davon ab, ob und wie der Mitarbeiter Blue Ant nutzt. Als letzte Instanz haben wir Mitarbeiter zu einem Gespräch eingeladen, um eventuelle Widerstände zu klären.
Gab es durch die Einführung von Blue Ant auch neue Handlungsimpulse für das Management?
Ja, wenn heute neue Projekte realisiert werden sollen, dann schaut das Management auf die Ressourcenverfügbarkeiten. So können sie schnell beurteilen, ob ein Projekt zeitlich verschoben werden muss oder ob es sofort initiiert werden kann. Technische Leiter, deren Mitarbeiter in vielen Projekten tätig sind, können sich schnell einen Überblick darüber verschaffen, welcher Mitarbeiter wie ausgelastet ist und gegebenenfalls Handlungsimpulse daraus ableiten. Zudem erkennt das Management mit Hilfe des Tools schnell, wenn Termine nicht eingehalten werden können und leitet Gegenmaßnahmen ein. Generell können wir sagen, dass Erfahrungen, die mit realisierten Projekten bereits gemacht wurden, seit der Einführung des Tools auch stärker in die Planung neuer Projekte einfließen. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Mitarbeiter das Tool pflegen und mit Daten füllen. Das Management muss also ggf. die Erfassung der notwendigen Daten von den Mitarbeitern einfordern.
Hat sich aus Ihrer Sicht die Sensibilität zum Thema Projektmanagement im letzten Jahr beim Management und den Mitarbeitern verändert?
Das Thema hat auf jeden Fall einen höheren Stellenwert bekommen. Wir haben früher in den Managementmeetings auch über unsere Projekte gesprochen. Es war jedoch eher ein beiläufiges Thema. Seit der Einführung von Blue Ant sprechen wir zu Beginn eines jeden Meetings über aktuelle Projekte, indem wir in Blue Ant alle wichtigen Informationen auf einen Blick abrufen. Gleichzeitig werden die Themen angesprochen und geklärt, die um das Projekt herum gelagert sind.
Unsere Mitarbeiter profitieren seit dem Einsatz von Blue Ant von einer verstärken Transparenz. Sie sehen, welche Projekte im Unternehmen abgearbeitet werden und wie das Projekt verläuft, auch wenn sie selbst nicht Teil des Projektes sind.
Wenn sie den gesamten Einführungsprozess noch mal durchführen müssten, was würden sie anders machen?
Anders machen würde ich nichts. Ein gewisser Lernprozess gehört dazu, sonst entsteht kein Bewusstsein für das, was wichtig und neu ist. Der anfängliche Workshop und die darauf folgende Systemschulung unterstützten den Einführungsprozess sehr gut. Anfangs schwierig gestaltete sich die kontinuierliche Begleitung nach dem Workshop, der Schulung und der Aufsetzung des Systems. Das Management musste erkennen, dass ihr Einsatz auch weiterhin gefragt war und immer wieder gefragt werden wird. Widerstände der Mitarbeiter mussten aus dem Weg geräumt werden. Ebenso musste die Erfassung der Arbeitszeiten und des Fortschritts eingefordert und nachgehalten werden. Ein anfänglicher Mehraufwand, der letztlich jedoch darüber entscheidet, ob sich eine Software im Unternehmen etabliert oder nicht.
Wie sieht die Zukunft der FDTVG aus? In welche Richtung wird sich das Unternehmen entwickeln?
Wir bewegen uns mit unseren Lösungen auf einem Wachstumsmarkt und können eine kontinuierliche Steigerung der Nachfrage sowohl in Europa als auch in den USA verzeichnen. Geplant ist, dass wir künftig auch andere Informationen bzw. andere Inhalte von Axel Springer ins elektronische Medium umsetzen oder vermischen. Heute sind es klassische Programmführer, es gibt aber auch Informationen aus anderen Umfeldern, die wir einbinden oder mischen wollen. Das klassische Fernsehen wird sich in den nächsten Jahren erheblich verändern und die Axel Springer AG möchte hier eine Rolle einnehmen. Blue Ant unterstützt unser Multi-Projektmanagement und schafft die notwendige Struktur, künftig eine steigende Anzahl an Mitarbeitern zu beschäftigen.
Herr Ahrens, wir danken Ihnen für das Gespräch.